Gérer les participants permet de suivre l'ensemble des commandes passées sur l'événement, quelle que soit leur origine (web, impressions de stock, saisies de commande, guichets, etc.)
Connectez-vous à votre compte et rejoignez l'événement de votre choix. Cliquez sur le menu Participants > Gérer les participants pour :
- visualiser le détail de chaque participants
- modifier les informations saisies par les acheteurs
- renvoyer/télécharger des billets
- renvoyer/télécharger des factures
- télécharger la liste des participants par statut/tarif
- exporter la base de données
- etc.
Le gestionnaire de participants est un véritable outil de suivi des commandes :
1. Rechercher un participant
Utilisez la barre de recherche pour accéder facilement à la commande recherchée. Vous pouvez saisir : un nom, un prénom, un e-mail, un numéro de billet ou un code-barres.
Cliquez ensuite sur le bouton de recherche ou appuyer sur la touche Entrée.
Vous pouvez également cliquer sur "Filtres" pour affiner votre recherche.
1.1 Origine du billet
- Web : billets payés en ligne en CB et aux réservations via le widget lorsque l'option est activée (menu Configurer > Options de billetterie)
- Ajouts de participants : commandes saisies via le back office de l'événement (menu Participants > Ajouter des participants)
- Guichet : billets saisis via l'interface kiosk.weezevent.com
- Invitations : billets envoyés avec la fonction Invitations (menu Communiquer > Invitations)
- Impressions de stock : lots de billets pré-imprimés, comptabilisés dans le CA de votre événement. Ils se génèrent depuis le menu Vendre > Impression de stock
- Distributeurs : Vous pouvez importer les billets vendus via les réseaux de distribution (Fnac, Digitick, Tickenet ou autre). Ils apparaîtront alors dans votre gestionnaire de commande et dans la base de données de l'événement pour le contrôle des accès.
1.2 Statut des billets
- Actif : billets réglés en ligne en CB, ou hors ligne en chèque, espèces ou autre (paiement des réservations, commande en guichet, saisie de commande, etc.).
- Réservé : réservation en ligne ou en guichet, saisie de commande non réglée par l'acheteur. Vous pouvez gérer la commande pour modifier son statut.
- Supprimés : billets supprimés de votre base de participants, ils seront inconnus au contrôle des accès. Vous pouvez restaurer le billet à tout moment.
Important : la suppression d'un billet n'engendre pas le recrédit de la carte bleue utilisée par l'acheteur pour sa commande. Cela n'est pas automatique. Pour plus d'informations sur les remboursements, nous vous invitons à cliquer ici si un participant s'est trompé dans sa commande. S'il s'agit d'une annulation d'événement, consultez plutôt cet article dédié.
1.3 Date de commande
Utilisez cette option pour afficher les commandes passées sur une date ou une période donnée.
2. Télécharger la liste
Cliquez sur le bouton Actions > Exporter la liste des participants pour ainsi récupérer les données de chaque participants : nom, prénom, e-mail, réponses aux formulaires, etc.
Vous pouvez également Exporter la liste des commandes ou Générer un rapport de participants au format pdf.
Si des options d'affichage ont été sélectionnées, la liste à exporter sera filtrée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez par exemple afficher un type de billet uniquement et télécharger ensuite la liste pdf des noms des personnes ayant commandé ce billet.