Vous avez besoin de rembourser des participants de manière ponctuelle ?
Cet article vous indique la marche à suivre.
En cas d'annulation, vous êtes légalement tenu de rembourser les acheteurs (en savoir plus ici). En dehors de ce cas extrême, vous êtes libre, en tant qu’organisateur, de choisir votre politique de remboursement. Ainsi, WEEZEVENT ne prend en compte que les demandes de remboursement dont vous êtes à l’initiative.
A savoir : Nous ne remboursons jamais d’acheteur sans votre accord. Lorsque nous recevons une demande de la part d’un participant, nous le renvoyons vers vous.
Il existe deux possibilités pour gérer les remboursements de votre événement :
1. Vous souhaitez gérer directement les remboursements
C’est ce que vous faisiez peut-être déjà précédemment lorsque vous aviez peu de commandes à rembourser. Dans ce cas, vous remboursez les acheteurs par vos propres moyens (chèques, virements, etc.).
Pensez à supprimer le billet pour le libérer et pouvoir de nouveau le proposer à la vente (depuis Participants > Gérer les participants).
Cette suppression n’entraîne pas l’annulation du paiement effectué auprès de Weezevent : ces recettes vous restent dues.
A savoir : vous êtes légalement tenu de rembourser le prix total payé par l'acheteur, soit le prix du billet + la commission Weezevent, sauf si un accord est trouvé entre lui et vous (notamment via les CGV de votre événement).
2. Vous souhaitez que Weezevent gère les remboursements
Nous pouvons, à votre demande, re-créditer directement les cartes bancaires utilisées par les acheteurs lorsqu’ils ont passé commande en ligne (cela ne concerne donc pas les ventes que vous aurez gérées par votre guichet).
2.1 Faire la demande de remboursement
2.1.1 Remboursement total du billet
Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, rendez-vous au point suivant.
Pour cela, demandez le remboursement directement depuis votre interface de gestion.
Depuis le menu Participants > Gérer les commandes, cliquez sur le billet en question puis dans Actions choisissez Demande de remboursement
S’il s’agit uniquement d’un billet précis, sélectionnez Certains billets et cochez les billets à rembourser.
Si vous souhaitez rembourser tous les billets d’une même commande, cliquez sur Tous les billets de la commande
Vous pouvez également rembourser des commandes en passant par l’onglet Participants > Gérer les commandes, cliquer sur la commande en question puis dans Actions > Demande de remboursement.
Il est aussi possible, depuis la page Participants > Gérer les commandes d'utiliser les cases à cocher à gauche de chaque billet pour en sélectionner plusieurs à la fois. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Actions pour la sélection et choisissez Demande de remboursement.
Une fenêtre s'ouvre et résume le remboursement : à savoir le nombre de billets et le montant à rembourser (capture ci-dessous). Cliquez sur Confirmer pour nous envoyer cette demande de remboursement.
Le billet ou la commande pour lequel vous avez demandé un remboursement est automatiquement supprimé et la place libérée proposée de nouveau à la vente.
2.1.2 Remboursement partiel du billet
Si vous souhaitez procéder à un remboursement partiel (10€ remboursé sur un billet payé 15€ par exemple), faites nous parvenir un fichier Excel avec deux colonnes : l'une pour le numéro de commande (la référence du numéro de commande commence par un C) et l'autre pour le montant TTC à rembourser en utilisant un point entre les euros et les centimes (ex : 1.50).
Téléchargez ici le modèle Excel
Ce tableau doit être envoyé à notre service facturation (facturation@weezevent.com) en précisant bien votre numéro organisateur et numéro d'événement.
Cette demande sera ensuite traitée dans les meilleurs délais (1 à 3 jours ouvrés).
Dans le cas des remboursements partiels, il vous appartient de supprimer le billet pour le libérer et le proposer de nouveau à la vente.
2.2 Exécution du remboursement
A compter de votre demande, nous vous adressons 2 factures :
- L’une correspondant au montant à rembourser aux acheteurs.
Veuillez noter que les commissions de Weezevent restent dues.
- La seconde correspondant aux frais de re-crédits fixés à 2€ HT par commande remboursée.
Important : Les frais de commissions prélevés sur l’achat initial restent dus en cas de remboursement, comme rappelé dans l'article 2 de nos Conditions Générales d'Utilisation que vous avez accepté avant de mettre votre évènement en ligne : "il est expressément convenu entre les Parties que la Rémunération restera due en toutes circonstances". Les frais de re-crédit, d’un montant de 2€ HT par commande, viennent en complément.
Une fois ces deux factures réglées, le re-crédit des cartes bancaires utilisées par les acheteurs est ordonné. Vous en êtes immédiatement informé, puisque vous recevez la copie du mail envoyé à vos participants.
Il faut compter en moyenne 1 à 3 jours ouvrés pour que le remboursement apparaisse sur le compte bancaire d’un acheteur (en fin de mois s'ils sont en débit différé). Ce délai est communiqué à vos participants dans l’email qu’ils reçoivent au moment du remboursement.
Lors de la demande de remboursement, il vous appartient de veiller à la bonne suppression du billet (a fortiori en cas de remboursement partiel) afin de le rendre inactif, ce que nous vous conseillons de faire si vous souhaitez revendre cette place.
2.3 Suivi des remboursements
Depuis votre back-office, vous pouvez :
- Vérifier que vous ayez bien demandé un remboursement pour un billet en particulier en filtrant les billets avec le statut “Demandes de remboursement” et choisissez “Avec demandes de remboursement” ;
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- Sur la fiche du participant, dans l’onglet Historique, vous pouvez suivre la date de la demande de remboursement, et si le remboursement a été effectué
Attention : si un seul billet a été remboursé sur une commande en contenant plusieurs, vous devrez regarder le statut du billet et vérifier s’il est en statut “Actif” ou “Demande de remboursement” afin de savoir lequel a été remboursé.