Rembourser les participants si mon événement est annulé

 

Sachez qu'en cas d'annulation, vous êtes légalement tenu de rembourser les acheteurs. Nous vous rappelons en outre qu'il vous appartient d'informer les acheteurs de l'annulation et des modalités de remboursement que vous aurez retenues. Vous pouvez également être tenu de rembourser vos acheteurs si vous procédez à une modification de votre événement.

Si vous souhaitez rembourser des participants sans que votre événement soit annulé, consultez plutôt cet article.

Aussi, nous vous recommandons fortement de suivre la procédure suivante :

1. Coupez les ventes en ligne en repassant votre événement en mode brouillon ou en masquant les tarifs en vente. De cette façon, les visiteurs de votre site ne pourront plus acheter des billets.
2. Envoyez un e-mail à notre service de facturation à l’adresse facturation@weezevent.com afin de nous informer de cette annulation et de fixer le processus de remboursement. Veillez à bien préciser votre numéro d’organisateur ainsi que le numéro de l’événement concerné.
3. Récupérez les e-mails de tous les acheteurs afin de les avertir et de leur communiquer les modalités de remboursement (détails, délais, etc.).

Il existe deux possibilités pour gérer les remboursements de votre événement :

1. Vous souhaitez prendre en charge les remboursements

Si les fonds des commandes à rembourser vous ont déjà été versés, vous pouvez gérer vous même les remboursements. Cela est plus simple si vous avez peu de commandes à rembourser.

Vous remboursez donc les acheteurs par vos propres moyens (chèques, virements, etc.).

Pour rappel, vous êtes légalement tenu de rembourser le prix total payé par l'acheteur, soit le prix du billet + la commission Weezevent.

2. Vous souhaitez que Weezevent gère les remboursements

Nous pouvons, à votre demande, re-créditer directement les cartes bancaires utilisées par les acheteurs lorsqu’ils ont passé commande (paiement en ligne uniquement).

2.1 Faire la demande de remboursement

2.1.1 Remboursement total du billet

Pour cela, vous demandez le remboursement directement depuis votre interface de gestion. Cette option permet de rembourser le montant total payé par l'acheteur. Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, rendez-vous au point suivant.

Depuis le menu Participants > Gérer les participants, cliquez sur le billet en question puis dans Sélectionner une action choisissez Rembourser ce billet ou Rembourser cette commande selon ce que vous souhaitez faire.

Il est aussi possible, depuis la page  Participants > Gérer les participants d'utiliser les cases à cocher à gauche de chaque billet pour en sélectionner plusieurs à la fois. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Actions pour la sélection et choisissez Rembourser les billets.

Une fenêtre s'ouvre et résume le remboursement : nombre de billet.s et montant à rembourser. Cliquez sur Confirmer pour nous envoyer cette demande de remboursement.

Vous pourrez supprimer le billet pour le libérer et de nouveau le proposer à la vente.

 

2.1.2 Remboursement partiel du billet ou remboursement d'un nombre important de commandes

Si vous souhaitez procéder à des remboursements partiels (10€ remboursé sur 15€ par exemple), ou au remboursement d'un nombre important de commandes, faites nous parvenir un fichier Excel avec deux colonnes : l'une pour le numéro de commande et l'autre pour le montant TTC à rembourser en utilisant un point entre les euros et les centimes (ex : 1.50).

Téléchargez ici le modèle Excel

Ce tableau doit être envoyé à notre service facturation (facturation@weezevent.com) en précisant bien votre numéro organisateur et numéro d'événement.

Vous pourrez supprimer le billet pour le libérer et de nouveau le proposer à la vente.

2.2 Exécution du remboursement

Nous vous adresserons ensuite 2 factures :

- L’une correspondant au montant à rembourser aux acheteurs. Les commissions restent dues.
- La seconde correspondant aux frais de re-crédits fixés à 2€ HT par commande remboursée.

Dès paiement de ces deux factures, le re-crédit des cartes bancaires utilisées par les acheteurs sera ordonné et vous serez immédiatement informé en recevant la copie du mail envoyé à vos clients. Généralement, le compte bancaire des acheteurs est ensuite crédité sous 1 à 3 jours ouvrés, ou en fin de mois s'ils sont en débit différé.

 

Lors de la demande de remboursement, vous aurez la possibilité de pouvoir supprimer directement le billet lié au remboursement afin de le rendre inactif, ce que nous vous conseillons de faire

2.3 Suivi des remboursements

Depuis votre back-office, vous pouvez :

• vérifier que vous ayez bien demandé un remboursement pour un billet en particulier en filtrant les billets avec le statut “vos demandes de remboursement” dans l’onglet “Gérer les participants”

 

• vérifier que nous ayons bien remboursé une commande en particulier en cliquant sur celle-ci (notamment afin de pouvoir répondre à vos participants vous relançant sur le statut de leur remboursement)