Te recordamos que, en el caso de que se cancele tu evento, estás legalmente obligado a reembolsar a los compradores. También tienes que informarles de esta cancelación, así como de las modalidades de reembolso que tengas previstas. Es importante que tengas en cuenta que en caso de modificación de tu evento (por ejemplo, el lugar o las fechas), podrás también estar obligado a reembolsar el importe de las entradas a los compradores.
Si lo que quieres es saber cómo reembolsar a algún asistente de forma puntual y no porque se haya cancelado tu evento, consulta este otro artículo.
Te recomendamos seguir las siguientes pautas:
- Cierra las ventas online, cambiando el estado de tu evento a borrador u ocultando las tarifas que tenías a la venta. De esta manera, los visitantes de tu página web ya no podrán comprar entradas.
- Envíanos un e-mail a contacto@weezevent.com para informarnos de la cancelación y para que fijemos juntos el procedimiento de reembolso. No te olvides de indicar en este e-mail tu número de organizador que empieza por la letra O y que encontrarás en la esquina inferior izquierda de tu área privada Weezevent, así como el número del evento en cuestión que empieza por la letra E.
- Descarga los correos electrónicos de todos los compradores para avisarles de esta cancelación e informarles de las modalidades de reembolso (forma y plazo de pago, etc.).
Existen dos vías para gestionar los reembolsos de tu evento:
1. Si quieres encargarte tú mismo de los reembolsos
Si te hemos transferido los ingresos relativos a los pedidos que hay que reembolsar, lo más práctico es que gestiones directamente los reembolsos, siempre y cuando no tengas muchos pedidos que reembolsar (en caso contrario este proceso puede ser algo más engorroso).
Reembolsarás por lo tanto a los compradores por tus propios medios de pago (transferencia bancaria, efectivo, etc.).
Una vez realizado el reembolso, no olvides eliminar la entrada desde el menú Gestionar asistentes para que deje de ser válida.
Importante: Estás legalmente obligado a reembolsar el importe total que ha abonado el comprador, lo que incluye tanto el precio de la entrada como la comisión de Weezevent.
2. Si quieres que Weezevent se encargue de los reembolsos
Podemos, si así lo solicitas, efectuar los reembolsos directamente en las tarjetas bancarias que los compradores utilizaron a la hora de realizar sus pedidos online (sólo se admite este medio de pago).
2.1 Hacer la solicitud del reembolso
2.1.1 Reembolso total de la entrada o del pedido
Para reembolsar una entrada o un pedido en su totalidad, puedes solicitar el reembolso directamente desde tu área privada Weezevent. Esta opción permite reembolsar el importe total pagado por el comprador. Si lo que quieres hacer es un reembolso parcial, te explicamos el proceso en el siguiente apartado.
Desde el menú Asistentes > Gestionar asistentes, entra en la entrada en cuestión y en el menú desplegable Seleccionar una acción escoge Reembolsar esta entrada o Reembolsar el pedido según lo que desees hacer.
También puedes, desde la página Asistentes > Gestionar asistentes, utilizar las casillas que hay a la izquierda de cada entrada para seleccionar varias entradas a la vez. A continuación, pincha en el menú desplegable Acciones para la selección y escoge Reembolsar las entradas.
Se abrirá una ventana con el resumen de las entradas a reembolsar: número de entradas e importe. Confirma y se nos enviará la solicitud de reembolso.
Puedes, a continuación, eliminar la entrada para que deje de ser válida y liberar la plaza para que pueda volver a venderse.
2.1.2 Reembolso parcial de la entrada o reembolso de un número elevado de pedidos
En el caso de que quieras realizar reembolsos parciales (por ejemplo, reembolsar 10€ de una entrada de 15€), o reembolsar un número elevado de pedidos, tienes que mandarnos un archivo Excel con dos columnas: una para los números de pedidos (número que empieza por la letra C) y la otra para los importes que han de ser reembolsados, poniendo un punto en lugar de una coma entre los euros y los céntimos (por ejemplo: 1.50).
Descarga la plantilla de Excel aquí
Tendrás que enviar esta tabla de Excel a nuestro departamento de facturación (facturation@weezevent.com) indicando también tu número de organizador (que encontrarás en la parte inferior izquierda de tu área privada y empieza por la letra O) y el número de evento (cuando estás dentro del evento, también aparece en la parte inferior izquierda, precedido por la letra E).
A continuación, podrás eliminar la entrada para que deje de ser válida y poder ponerla de nuevo a la venta.
2.2 Procesamiento del reembolso
Recibirás 2 facturas por nuestra parte:
- En caso de que ya te hayamos transferido los fondos correspondientes al pedido (o los pedidos)que quieres que reembolsemos o si el reembolso es parcial (ya sea reembolso parcial de una entrada o reembolso total de una sola entrada de un pedido que contiene varias): una factura que corresponde al importe total que ha de ser reembolsado (equivalente a la suma del precio abonado por cada uno de los compradores es decir el precio de las entradas más las comisiones de Weezevent).
- Otra factura que corresponde a los gastos de gestión de este servicio (2€ más IVA por cada pedido reembolsado).
Una vez recibido el pago de estas dos facturas, daremos la orden de reembolso de los pedidos, que se efectuará directamente en las tarjetas bancarias que hayan utilizado los compradores. Además, recibirás de forma automática una copia del e-mail enviado a cada uno de tus clientes. Por lo general, el reembolso será efectivo en las cuentas bancarias de los compradores entre 1 y 3 días tras haber dado la orden de pago, o a final de mes cuando se trata de una tarjeta con pago diferido a fin de mes.
De acuerdo con la cláusula segunda de nuestras Condiciones Generales de Uso de los Servicios (CGUS - Weezticket), que has aceptado al crearte tu cuenta Weezevent, el organizador de eventos ha de retribuir a Weezevent la comisión pactada, por ser ésta la contraprestación económica del servicio de venta de entradas online prestado. Además, como se indica en la cláusula séptima de las mencionadas CGUS, el organizador tendrá que abonar también los gastos de reembolso fijados por Weezevent
Nota: Si no te hemos transferido aún el importe correspondiente al pedido o pedidos en cuestión el día en que realices la solicitud de reembolso, reembolsaremos a esos clientes directamente, sin gastos. El pedido dejará de estar visible en tu área privada.
A la hora de realizar cualquier solicitud de reembolso, podrás escoger que se elimine directamente la entrada correspondiente para que deje de estar activa. Recomendamos hacerlo.
No reembolsamos a ningún comprador sin tu consentimiento. Si alguien se pone en contacto con nosotros para solicitar un reembolso, les pedimos que se pongan en contacto contigo
2.3 Seguimiento de los reembolsos
Desde tu área privada Weezevent, puedes:
- Comprobar si efectivamente has realizado una solicitud de reembolso de una entrada en particular filtrando las entradas con el estado Solicitudes de reembolso en el apartado Gestionar asistentes.
- Comprobar en un solo clic si hemos procesado el reembolso de un pedido en particular, pinchando en el asistente correspondiente. Esto es especialmente útil para poder dar rápidamente una respuesta a los asistentes que te pregunten por el estado de su reembolso.
Aviso: Si sólo se ha reembolsado una entrada de un pedido que contenía más de una, verás el importe reembolsado, en la columna de la derecha (Pedido) entrando en cualquier entrada del pedido. Esta mención no especifica a qué entrada se corresponde el reembolso, pero puedes fijarte en la mención Estado en la columna de la entrada: solo aparecerá el texto en rojo indicando que ha habido una solicitud de reembolso en la entrada para la que se haya solicitado el reembolso