Organiser un événement en ligne via Weezevent

Vous souhaitez organiser un événement virtuel, accessible via une plateforme en ligne pour vos participants ? Cet article vous permettra de mieux comprendre comment gérer cet événement via notre solution de billetterie (WeezTicket) et ou de CRM (WeezTarget).

Tout d’abord, il est utile de préciser que nous ne fournissons pas la plateforme de streaming (Zoom, Livestorm, Livestream, Google Meet, Youtube, etc) et que c’est à vous de choisir la plateforme qui semble la plus adaptée selon vos besoins (nombre de participants, fenêtre de questions/réponses, partage d’écran, envoi de fichiers etc).

Il vous appartiendra ensuite de communiquer le lien de streaming à vos participants.

1.Configurer son événement en ligne sur Weezevent

1.1 Avec un même lien de streaming pour tous vos participants

Explication : Un lien identique est envoyé à tous vos participants afin qu’ils se connectent à votre événement en ligne. Cette option fonctionne bien pour les événements gratuits par exemple.

Configuration :

Vous créez votre événement virtuel sur la plateforme de streaming que vous avez choisi
Vous récupérez le lien d’accès au streaming
Vous créez la billetterie de votre événement sur WeezTicket
Vous configurez l’e-mail de confirmation de commande et la page de confirmation de commande pour y faire afficher le lien d’accès (Options de billetterie > Message de confirmation module et email)

Pour aller plus loin : vous souhaitez bichonner vos participants ? Vous pouvez également créer votre propre campagne d’e-mail afin d’expliquer à vos participants comment accéder à l’événement en ligne avec les étapes à parcourir

Cette campagne, paramétrable via notre outil de CRM WeezTarget vous permet de le dissocier du mail de confirmation de commande envoyé juste après l’achat en ligne à votre événement. Le lien de streaming est alors à intégrer dans cette campagne.

1.2. Avec un lien de streaming unique à chacun de vos participants

Explication : vous souhaitez que le lien que vos participants reçoivent ne “circule” pas, autrement dit que chaque lien permette une seule et unique connexion à la plateforme de streaming.

Configuration :

Vous créez la billetterie de votre événement sur WeezTicket
Vous limitez le nombre de billets à un seul par commande (faisable depuis votre back-office)
Vous créez votre événement virtuel sur la plateforme de streaming que vous avez choisi
Vous récupérez les codes d’accès (ou des liens) à accès unique fournis par la plateforme de streaming
Vous importez sur WeezTarget (gratuit jusqu'à 2 500 emails contactés) les codes ou liens d’accès (via un import de code promo)
Vous paramétrez une campagne d’email automatique, dans laquelle chaque acheteur recevra son code à accès unique

Attention, nous n’avons aucune compétence pour rendre unique l’accès (lien/mot de passe) à la plateforme de streaming. C’est avec le prestataire choisi qu’il faudra voir ce point

Voici un exemple de campagne utilisée sur WeezTarget avec un code d’accès au streaming :

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NB : toutes les plateformes ne proposent pas de lien unique d’accès, nous vous conseillons donc de bien vous renseigner auprès de la plateforme en leur demandant si cela est faisable

1.3. En reliant automatiquement votre événement Weezevent à votre outil de streaming via une application tierce (Zapier)

Explication :

Zapier* permet de connecter des applications entre elles afin d’automatiser certaines actions.

Exemple concret d’automatisation permis par Zapier : lorsqu’un participant s’inscrit sur votre événement Weezevent, ses informations (nom, prénom, e-mail) sont directement envoyées, via Zapier, dans votre outil de streaming.

Le participant reçoit un e-mail de confirmation d'achat par Weezevent, puis reçoit de la part de la plateforme de streaming un e-mail qui lui donnera les modalités d'accès unique à l'événement en ligne (à vous de décider quand vous souhaitez que vos participants reçoivent cet e-mail).

* Zapier est gratuit dans la limite de 5 connexions (5 événements en ligne par exemple), et 100 interactions (1 interaction pouvant représenter 1 inscription d'un participant)

Si vous vendez plus de 100 billets par mois, vous trouverez ici leur grille tarifaire

NB : Cette option n’est pas possible sans notre aide et l’intervention d’un conseiller Weezevent

Vous trouverez plus d’explications sur l’intégration Zapier dans cet article

Configuration :

Vous créez votre événement virtuel sur la plateforme de streaming que vous avez choisi
Vous créez la billetterie de votre événement sur WeezTicket en indiquant dans les différents blocs d’information que votre événement est en streaming :

Lieu de l’événement
Description du tarif
Message de confirmation module et email (disponible dans la rubrique Configuration > Options de billetterie)
Option : désactivation possible de l’envoi de billet (contactez un conseiller Weezevent)

Vous créez un compte sur l’application Zapier
Vous paramétrez l’automatisation entre votre billetterie Weezevent et la plateforme de streaming via l’outil Zapier (avec l’aide d’un conseiller Weezevent)
Vous publiez votre événement Weezevent en ligne et vous le partagez pour accueillir vos premiers inscrits

2. Communiquer sur son événement en ligne

Une fois le paramétrage effectué, il sera important de penser à communiquer sur les modalités de l’événement afin que vos participants sachent à quoi s’attendre une fois l’inscription effectuée.

On a pensé pour vous à plusieurs endroits où vous pourriez communiquer vos modalités depuis votre compte Weezevent dans l’onglet Configurer > Options de billetterie

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Attention : pensez à toujours modifier le message de confirmation module et email, qui s'affiche par défaut si vous cliquez sur NON, demandant de présenter le billet et une pièce d'identité à l'entrée de l'événement

3. Pour aller plus loin

N’hésitez pas à consulter nos articles de blog et nos conseils pour organiser vos événements en ligne, selon le type d'événement créé (cours de sport, conférence, formation etc)