Organiza un evento virtual con Weezevent

 

¿Quieres organizar un evento virtual al que los asistentes puedan acceder a través de una plataforma online? Este artículo te permitirá entender mejor cómo gestionar este evento con nuestra solución de inscripción y venta de entradas online (WeezTicket) y/o nuestro CRM (WeezTarget).

Para empezar, es importante precisar que nosotros no ofrecemos una plataforma de steaming (Zoom, Livestorm, Livestream, Google Meet, Youtube, etc.) por lo que eres tú quien tiene que decidir cuál es la plataforma que mejor se adapta a tus necesidades (número de asistentes, ventana de preguntas y respuestas, compartir pantalla, envío de archivos, etc.).

A continuación, tendrás que comunicar el enlace al streaming a los asistentes.

1. Configurar tu evento online en Weezevent

1.1 Con el mismo enlace de streaming para todos los asistentes

Explicación: Se envía un enlace idéntico a todos los asistentes para que se conecten a tu evento online a través de este. Esta opción funciona bien para eventos gratuitos, por ejemplo.

Configuración: 

  1. Crea tu evento virtual en la plataforma de streaming que hayas escogido
  2. Copia el enlace de acceso al streaming
  3. Crea tu evento en WeezTicket para la venta de entradas o inscripciones online
  4. Configura el e-mail de confirmación del pedido y la pantalla de finalización del proceso de compra o inscripción para que aparezca el enlace de acceso al streaming. (Configuración > Parámetros del widget > Mensajes personalizados dentro del widget > Introducir un mensaje de fin del proceso).

Para ir más allá: ¿Quieres llevar de la mano a los asistentes? También puedes crear una campaña de e-mailing en la que explicar a los asistentes cómo acceder a tu evento online, paso a paso.

Esta campaña se puede crear mediante nuestra herramienta de e-mailing y CRM WeezTarget y te permite enviar las instrucciones en un e-mail diferente del de confirmación del pedido, justo después de la compra o inscripción. En este caso, puedes integrar el enlace al streaming directamente en esta campaña.

1.2. Con un enlace de streaming único para cada asistente

Explicación: Si quieres impedir que el enlace que reciben los asistentes se comparta, es decir, para que cada enlace permita una sola conexión a la plataforma de streaming.

Configuración:

  1. Crea tu evento en WeezTicket para la venta de entradas o inscripciones online
  2. Limita el número de entradas a 1 por pedido (en la configuración de cada una de tus tarifas > + Más opciones > Número de entradas por pedido)
  3. Crea tu evento virtual en la plataforma de streaming que hayas escogido
  4. Consigue los códigos de acceso o enlaces con acceso único que te facilita la plataforma de streaming

Aviso : nosotros no tenemos forma de hacer que el acceso a la plataforma de streaming (enlace / código) sea único. Tendrás que ver este punto con la plataforma en cuestión

  1. Importa los códigos o enlaces de acceso en WeezTarget (gratis hasta 2500 e-mails contactados) desde Herramientas > Códigos promocionales > Importar listas de códigos promocionales.
  2. Configura una campaña de e-mailing automática, en la que cada comprador recibirá su código de acceso único

Nota: No todas las plataformas de streaming ofrecen un enlace de acceso único; te recomendamos que te informes bien antes de decidirte, preguntando si esto es posible o no

1.3. Conectando automáticamente tu evento Weezevent con tu herramienta de streaming a través de una aplicación externa (Zapier)

Explicación: Zapier* permite conectar aplicaciones entre ellas para automatizar determinadas acciones.

Ejemplo de automatización que permite Zapier: cuando un asistente se inscribe en tu evento Weezevent, sus datos (nombre, apellidos, e-mail) se envían automáticamente, a través de Zapier, a tu herramienta de streaming.

El asistente recibe un e-mail de confirmación de compra de Weezevent y a continuación otro e-mail de la plataforma de streaming, con las modalidades de acceso único al evento online (tú decides cuándo quieres que reciban este e-mail los asistentes).

 

*Zapier es gratuito para un máximo de 5 conexiones (5 eventos online, por ejemplo) y 100 interacciones (1 interacción puede ser 1 inscripción de un asistente) al mes

Si vendes más de 100 entradas al mes, aquí tienes las tarifas de Zapier.

Aviso: Para activar esta opción es necesaria nuestra intervención, por lo que para activarla es necesario que te pongas en contacto con nosotros

Encontrarás más explicaciones sobre la integración de Zapier en este artículo.

Configuración:

  1. Crea tu evento virtual en la plataforma de streaming que hayas escogido
  2. Crea tu evento en WeezTicket para la venta de entradas o inscripciones online. No olvides indicar en los diferentes bloques de información que tu evento es en streaming:
    1. Lugar del evento
    2. Descripción del evento y de la tarifa
    3. E-mail de confirmación del pedido y la pantalla de finalización del proceso de compra o inscripción (Configuración > Parámetros del widget > Mensajes personalizados dentro del widget > Introducir un mensaje de fin del proceso)
    4. Opcional: Posibilidad de desactivar el envío de la entrada en PDF (ponte en contacto con nosotros para esta opción Premium)
  3. Crea una cuenta en Zapier 
  4. Configura la automatización entre tu taquilla virtual Weezevent y la plataforma de streaming a través de la herramienta Zapier (con ayuda de una persona del equipo Weezevent)
  5. Publica tu evento Weezevent y comparte el enlace a tu microsite o tu página web para empezar a recoger inscripciones

2. Comunicar sobre tu evento virtual

Una vez configurado el evento, es importante pensar en comunicar sobre las modalidades que tiene el evento para que los asistentes sepan a qué atenerse una vez realizada su inscripción.

Hemos preparado varios sitios en los que podrás comunicar las modalidades de tu evento u otra información que quieras comunicar a los asistentes. En tu área privada Weezevent, en el menú CONFIGURACIÓN > Parámetros del widget podrás configurar estos mensajes:

Aviso: es importante que personalices el mensaje de fin de proceso (último paso del widget y e-mail de confirmación del pedido) ya que si dejas esta opción desactivada (NO), en el e-mail de confirmación aparecerá un mensaje indicando al asistente que presente su entrada y DNI en el control de acceso al evento

3. Para ir más allá

No dudes en consultar nuestros artículos de blog y nuestros consejos para organizar eventos online y en función del tipo de evento (deporte, conferencia, curso, etc.).