Découvrez dans cet article comment configurer la liste de contrôle d'accès de votre évènement
Votre événement approche ? Il est temps de se concentrer sur la préparation de l'accueil et du contrôle des billets de vos participants.
Nous vous proposons divers moyens de contrôler vos participants afin d'adapter nos solutions à vos besoins.
Une liste de contrôle est un groupe de participants auquel vous attribuez des droits de passage sur votre événement en fonction de la zone de scan (entrée grand public, entrée presse, accès VIP, etc.)
Une liste de contrôle peut :
- contenir les participants de un ou plusieurs événements ou séances
- correspondre à un lieu physique (Entrée A, entrée B, zone VIP)
- correspondre à une période (Pass 3 jours, Vendredi, Samedi)
1.Gestion des listes de contrôle
1.1 Création d'une liste de contrôle
- Connectez-vous à votre interface de gestion Weezevent
- Cliquez sur l'icône Applications en haut à droite de l'écran puis rejoignez la section Contrôle des accès
- Cliquez sur Listes de contrôle > Nouvelle liste de contrôle en haut à droite
- Choisissez un nom pour votre liste (Exemple : Contrôle - Journée 1, Contrôle - Journée 2, Retrait des bracelets, etc.)
- Modifiez la couleur de la liste pour vous y retrouver, si vous le souhaitez
- Sélectionnez le nombre de droits de passages dont bénéficieront par défaut les participants ajoutés à cette liste
- Dans Critères de la liste de contrôle
- Sélectionnez l'événement concerné
- Sélectionnez "Tous les participants" ou choisissez de filtrer par tarif
- Vous pouvez ajouter d'autres règles de contrôle si votre liste doit incorporer les participants d'autres événements par exemple
- Enregistrez en haut à gauche
Votre liste de contrôle apparaît désormais dans la rubrique Listes de contrôle ainsi que dans l'application de contrôle WeezAccess !
1.2 Modification d'une liste
Dans la rubrique Listes de contrôle, cliquez sur la liste de votre choix, ou passez par la colonne Actions sur la liste de contrôle que vous souhaitez modifier.
Les droits d'accès des participants seront modifiés et les terminaux de contrôle équipés de WeezAccess seront automatiquement mis à jour si ceux-ci sont connectés à Internet.
1.3 Recherche de participant par liste et compostage manuel
Plus d'informations sur cette page : Utiliser une solution de contrôle depuis votre navigateur
1.4 Activation / désactivation / suppression de liste
- Activation / désactivation : les listes de contrôle peuvent être désactivées ou réactivées afin qu'elles apparaissent ou non dans l'application de contrôle WeezAccess
- Suppression : vous pouvez supprimer les listes de contrôle
Attention : la suppression d'une liste entraîne la suppression des droits des participants attachés à cette liste ainsi que l'historique des données de contrôle attachées à cette liste
1.5 Archivage des listes de contrôle
Les listes de contrôle d'un événement sont archivées de façon automatique lorsque :
- Vous clôturez votre événement
- Votre événement est terminé depuis plus de 24 heures
- La séance de votre événement est commencée depuis plus de 48 heures
Vous pouvez consulter vos listes archivées en cliquant sur le bouton Afficher les listes archivées. Pour réactiver une liste archivée, cliquez de nouveau sur son statut pour le modifier.
Si vous réactivez une liste archivée, il vous faudra l'archiver manuellement lorsque vous n'en aurez plus besoin.
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'archivage automatique, il est possible de le désactiver et d'archiver vous même les listes manuellement. Pour cela, cliquez sur Archivées puis sur Modifier l'archivage automatique et sélectionnez NON dans l'encadré Utiliser l'archivage automatique.