Tu as désormais une communauté de bénévoles prête à te donner un coup de main sur ton évènement. Grâce à Recrewteer, assigne tes membres à des postes facilement et sans erreur dans une interface dédiée.
Tu as déjà créé l'architecture générale de ton évènement sur la solution. C'est le moment de faire matcher les envies / les disponibilités de tes bénévoles.
Des affections intelligentes 🗒️
Dirige-toi dans le module "Affectactions". L'interface t'offre tout d'abord une vision globale des affectations selon plusieurs espaces :
💁 Membres en attente d'affectation : les bénévoles qui n'ont pas encore été affectés sur une mission.
📨 E-mails de confirmation en attente d'envoi : le mail de confirmation de leur affectation contenant la fiche de mission ainsi que les horaires de missions.
🙋 Membres affectés : les bénévoles affectés sur un ou plusieurs créneaux de mission.
📊 Historique des affectations : les statistiques des mailings envoyés (taux d'ouverture, statuts des mails envoyés).
1. Comment affecter mes membres ?
Recrewteer te propose un “matching intelligent” entre tes bénévoles et tes missions. À chaque bénévole, la solution affiche les postes qui correspondent aux disponibilités du membre, à ses souhaits mais également aux conditions d'accès que tu as défini.
Pour affecter un bénévole, clique sur le bouton "Affecter un membre". L'interface va te proposer la fiche profil de chaque bénévole et les créneaux souhaités par le bénévole lors de son inscription ou des autres créneaux possibles en adéquation avec ses disponibilités mais également d'autres créneaux qui correspondent au reste des missions de l'évènement.
. Sélectionne la ou les missions que tu souhaites lui attribuer.
. Clique sur le bouton "Affecter"
Ton bénévole passe alors en statut "Affecté" sur son profil 👍. Tu peux passer au suivant !
2. L'envoi de la confirmation d'affectation
Une fois les affectations terminées, les mails de confirmation attendent tranquillement dans la boîte d'envoi.
- Clique sur "Envoyer les mails de confirmation".
- Tu as le choix soit à l'ensemble des membres affectés, soit uniquement à "certaines vues personnalisées" selon les catégories de mission par exemple.
Le bénévole recevra l'ensemble de ses affections ainsi que les fiches de mission correspondantes (sa description du poste, son emplacement et le nom de son référent..)
NB : Recrewteer te permet d'affecter des membres très rapidement et surtout sans erreur. Les créneaux qui se situent sur le même horaire sont automatiquement grisés. Les doublons sur une même mission sont également impossibles !
3. Un espace dédié et sécurisé pour vos bénévoles
Vos bénévoles accèdent à un espace dédié et sécurisé pour retrouver l'ensemble de leurs informations personnelles ainsi que leurs affectations.
Ils peuvent également modifier les informations relatives à leurs profils et mettre à jour leurs disponibilités s’ils le souhaitent.
Et après ...
Tes équipes bénévoles sont désormais dans les starting-blocks et opérationnelles pour ton évènement. Afin de les motiver davantage et conserver un lien jusqu'au jour J, la communication est essentielle. Recrewteer a pensé à toi justement. Passe vite à l'étape 7.