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Weez Académie : Paramétrer son Festival step by step
Dans cet article, vous allez découvrir pas à pas comment utiliser la solution WeezCrew pour gérer et coordonner vos différentes populations.
Sommaire
Étape 1 : Administration et configuration du compte organisateur
Étape 2 : Construire son événement
Étape 3 : Créer les formulaires d'inscription
Étape 4 : Gérer les accréditations et dotations
Étape 5 : Organiser sa base de membres
Étape 6 : Gérer les délégations
Étape 7 : Affecter et accréditer les membres
Étape 8 : Automatiser et optimiser
Étape 9 : Communiquer avec ses membres
Étape 10 : Créer et gérer les documents
Étape 11 : Pendant votre événement
🎓 Bienvenue dans la WeezCrew Académie
Vous vous apprêtez à découvrir le guide complet pour maîtriser WeezCrew et organiser votre événement comme un professionnel.
📋 Deux outils complémentaires pour votre réussite
Pour vous aider au mieux, nous avons préparé deux ressources essentielles qui fonctionnent ensemble :
📊 1. Le fichier Excel : Votre checklist complète
Qu'est-ce que c'est ?
Un fichier Excel structuré qui liste toutes les étapes de configuration ou de votre événement sur WeezCrew, de A à Z. C'est votre feuille de route personnalisée pour ne rien oublier.
📥 Télécharger le fichier
📥 Télécharger WeezAcademie_Festival.xls
🎯 Comment utiliser ce fichier ?
📌 1. Checklist progressive
Le fichier est organisé en 12 grandes familles qui représentent les étapes chronologiques de votre organisation. Parcourez-les dans l'ordre pour ne rien oublier.
✅ 2. Suivez votre avancement
Pour chaque étape, cochez la case dans la colonne "État de la tâche" une fois terminée. Vous visualisez ainsi votre progression en temps réel.
🎬 3. Accédez aux vidéos
Cliquez sur les liens dans la colonne "Lien vidéo" pour voir la vidéo tutorielle de chaque étape. Les vidéos vous montrent concrètement comment faire.
📖 4. Consultez les guides
La colonne "Lien article" vous renvoie vers les articles détaillés du centre d'aide WeezCrew pour approfondir chaque point.
Etape 1: Administration et configuration du compte organisateur
Avant de commencer à construire votre événement, il est essentiel de bien configurer votre compte WeezCrew. Cette première étape vous permettra de poser des bases solides pour toute votre organisation et d'assurer une communication optimale avec vos membres.
1.1 Première connexion et configuration
📌 Objectif : Créer son compte organisateur et se connecter à WeezCrew pour la première fois.
La première connexion à WeezCrew est une étape simple mais importante. Elle vous permet de découvrir l'interface, de vous familiariser avec les différents modules, et de prendre en main les outils qui vont vous accompagner tout au long de votre organisation. Pour vous connecter vous avez deux solutions : Se connecter avec un compte google ou se connecter avec un code.
Lors de cette première connexion, prenez le temps d'explorer les différentes sections : Membres, Missions, Formulaires, Campagnes, Documents... Chaque module a son rôle spécifique dans votre organisation.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
1.2 Gestion des administrateurs
📌 Objectif : Ajouter des administrateurs ou responsables pour gérer l'événement en équipe.
Si vous travaillez en équipe, il est important de définir qui aura accès à la plateforme et avec quels droits. WeezCrew vous permet d'ajouter plusieurs administrateurs avec des niveaux de permissions différents selon les responsabilités de chacun.
Vous pouvez par exemple donner un accès complet à votre équipe rapprochée, tout en limitant les droits de certains responsables à des modules spécifiques (uniquement les missions, uniquement la communication, etc.).
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1.3 Gestion des permissions
📌 Objectif : Définir les droits d'accès des responsables de catégories ou missions.
Au-delà des administrateurs, vous pouvez définir des responsables pour chaque catégorie de missions ou mission spécifique. Ces responsables auront un accès limité à leur périmètre, ce qui facilite la gestion décentralisée de votre événement.
Par exemple, le responsable de la catégorie "Restauration" pourra gérer uniquement les missions liées à la restauration : affecter des bénévoles, communiquer avec eux, gérer le pointage, mais il n'aura pas accès aux autres catégories comme "Sécurité" ou "Logistique".
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1.4 Paramétrage des e-mails
📌 Objectif : Configurer l'adresse e-mail d'expédition pour vos communications.
Pour que vos e-mails arrivent correctement dans la boîte de réception de vos membres (et non dans les spams), il est essentiel de configurer votre adresse d'expéditeur. Cette étape garantit une meilleure délivrabilité de vos communications et renforce la confiance de vos bénévoles.
Idéalement, utilisez une adresse e-mail professionnelle avec votre propre nom de domaine (ex: contact@monfestival.fr) plutôt qu'une adresse Gmail ou Hotmail générique.
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1.5 Entrée DNS
📌 Objectif : Paramétrer les DNS pour éviter que vos e-mails arrivent en spam.
La configuration DNS est une étape technique mais cruciale pour garantir que vos e-mails soient bien reçus par vos membres. En paramétrant les entrées, vous augmentez considérablement le taux de délivrabilité de vos communications.
Sans cette configuration, une grande partie de vos e-mails risque d'être classée en spam.
⚠️ Important : Cette étape nécessite un accès à la configuration DNS de votre nom de domaine. Si vous n'êtes pas à l'aise avec cette manipulation technique, n'hésitez pas à solliciter votre service informatique ou votre hébergeur web.
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📖 Ressources complémentaires :
Maintenant que votre compte est configuré, passons à la création de votre événement ! Cette étape consiste à structurer toutes les missions dont vous aurez besoin, à les organiser en catégories, et à définir les responsables qui vous aideront dans la gestion.
2.1 Déployer un événement
📌 Objectif : Créer votre événement et définir les dates principales.
La création de l'événement est la première action concrète dans WeezCrew. Vous définirez le nom de votre événement, ses dates de début et de fin, et ses informations générales. Cette étape pose le cadre de toute votre organisation.
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2.2 Importation des missions
📌 Objectif : Importer en masse vos missions depuis un fichier Excel.
Si vous avez déjà préparé la liste de vos missions dans un tableur (Excel ou Google Sheets), vous pouvez les importer en masse dans WeezCrew. Cette fonctionnalité vous fait gagner un temps précieux, surtout si vous avez des dizaines ou centaines de missions à créer.
L'import permet de créer en une seule opération toutes vos missions avec leurs catégories, descriptions, créneaux horaires, nombre de ressources nécessaires, et localisations.
💡 Astuce : Utilisez le modèle Excel fourni par WeezCrew pour structurer vos données avant l'import. Cela garantit que toutes les informations seront correctement importées et vous évitera des erreurs de format.
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2.3 Créer et paramétrer les missions
📌 Objectif : Créer manuellement les missions avec créneaux, descriptions, localisations...
Chaque mission représente un poste à pourvoir pendant votre événement. Vous définirez pour chaque mission : son nom, sa description détaillée, ses créneaux horaires, le nombre de bénévoles nécessaires, et sa localisation.
Une mission bien définie doit contenir toutes les informations nécessaires pour qu'un bénévole puisse comprendre son rôle : tâches à accomplir, lieu exact, consignes spécifiques, contact du responsable, matériel fourni, etc.
💡 Bonnes pratiques :
- Organisez vos missions en catégories logiques (Restauration, Sécurité, Logistique, Accueil...)
- Rédigez des descriptions claires et complètes pour éviter les questions
- Définissez des créneaux de durée raisonnable (3-4h max pour éviter la fatigue)
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2.4 Ajouter un champ personnalisé aux missions
📌 Objectif : Ajouter des informations supplémentaires sur vos missions
Pour faciliter le repérage de vos bénévoles le jour J, vous pouvez ajouter une localisation GPS précise pour chaque mission, ainsi que des photos du lieu, un plan d'accès, ou tout autre élément visuel aidant à l'orientation (ligne de transport pour se rendre sur la mission).
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les grands événements sur des sites étendus (festivals, salons, événements en plein air). Vos bénévoles pourront se rendre facilement au bon endroit. Vous pouvez également l'utiliser pour d'autres informations comme du matériel à prévoir ou la tenue vestimentaire spécifique à porter (chaussures de sécurité, vêtements chauds, etc.).
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2.5 Définir des responsables de missions
📌 Objectif : Attribuer des responsables pour gérer chaque catégorie ou mission.
En désignant des responsables de missions, vous déléguez la gestion de certaines parties de votre événement. Ces responsables pourront affecter des bénévoles à leurs missions, communiquer avec eux, et gérer le pointage, mais uniquement sur leur périmètre défini (en fonction des droits accordés).
Par exemple, vous pouvez nommer un "responsable restauration" qui aura accès uniquement aux missions de la catégorie "Restauration". Il pourra gérer son équipe en autonomie tout en vous permettant de garder une vue d'ensemble.
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2.6 Choisir le format d'affichage des missions
📌 Objectif : Paramétrer l'affichage des missions (calendrier, liste, créneaux, planning).
WeezCrew propose plusieurs formats d'affichage pour vos missions : vue liste, vue calendrier, vue planning, ou vue créneaux. Choisissez celui qui correspond le mieux à la nature de votre événement et aux habitudes de vos bénévoles.
Les différents formats :
- Vue liste : Simple et épurée, idéale pour des événements courts avec peu de missions
- Vue calendrier : Permet de visualiser l'ensemble des missions sur un calendrier, parfait pour les événements multi-jours
- Vue créneaux : Affiche les missions par plages horaires, pratique lorsqu'on veut afficher les créneaux du jour.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif : Votre événement est maintenant structuré avec toutes vos missions organisées et configurées ! Il est temps de créer les formulaires d'inscription pour recruter vos bénévoles.
Etape 3: Créer les formulaires d'inscription
Le formulaire d'inscription est la porte d'entrée de votre communauté de bénévoles (ou autres populations). C'est par ce formulaire que vous collecterez toutes les informations nécessaires sur vos futurs membres.
3.1 Créer un formulaire d'inscription
📌 Objectif : Concevoir le formulaire pour recruter vos bénévoles et collecter les informations.
Le formulaire d'inscription permet à vos bénévoles de s'inscrire à votre événement en ligne. Vous y définirez les champs à remplir (nom, prénom, téléphone, zdresse, etc.), les questions spécifiques à votre événement, et les missions disponibles. C'est l'outil central de votre recrutement.
Un bon formulaire doit être complet mais pas trop long pour ne pas décourager les inscriptions. Collectez uniquement les informations dont vous avez vraiment besoin, et rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
💡 Champs recommandés :
- Obligatoires : Nom, prénom, téléphone, date de naissance
- Utiles : Taille de t-shirt, régime alimentaire, ville de résidence, expériences passées
- Spécifiques : Compétences particulières, permis de conduire, langues parlées
⚠️ Attention :
-
L'Email est demandé automatiquement : L'adresse e-mail est demandée par défaut par le système. Ne créez surtout pas de champ personnalisé "Email", cela ferait doublon.
-
Utilisez les champs natifs : Avant de créer un nouveau champ, vérifiez toujours s'il n'existe pas déjà dans la liste des "Champs personnalisés" (Nom, Prénom, Téléphone, Adresse...). Il est impératif d'utiliser ces champs existants pour que les fonctionnalités associées fonctionnent correctement.
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📖 Ressources complémentaires :
3.2 Paramétrage du formulaire (design, disponibilités...)
📌 Objectif : Personnaliser l'apparence, définir les disponibilités et missions affichées.
Une fois votre formulaire créé, vous pouvez le personnaliser aux couleurs de votre événement, choisir quelles missions seront visibles, définir des conditions d'affichage, et paramétrer la collecte des disponibilités de vos bénévoles.
Le design du formulaire est important : c'est la première impression que vos bénévoles auront de votre organisation. Un formulaire clair, bien structuré et esthétique inspire confiance et professionnalisme.
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3.3 Créer différents formulaires selon les populations
📌 Objectif : Adapter les formulaires selon vos populations (bénévoles, staff, VIP, presse).
Selon la nature de votre événement, vous pouvez avoir besoin de créer plusieurs formulaires différents : un pour les bénévoles, un pour le staff permanent, un pour les VIP, un pour la presse, etc. Chaque formulaire peut avoir des champs et des missions différents.
Par exemple, le formulaire "Staff" peut inclure des questions sur les compétences techniques et donner accès à toutes les missions, tandis que le formulaire "Presse" se concentre sur les questions et n'affiche aucunes missions.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif de la section : Vos formulaires d'inscription sont prêts et configurés ! Vos futurs bénévoles peuvent maintenant s'inscrire en ligne. Passons à la gestion des accréditations et dotations.
Etape 4: Gérer les accréditations et dotations
Les accréditations vous permettent de gérer les accès (zones, repas, parking) et les dotations (t-shirts, goodies) de vos membres. C'est un système complémentaire aux missions qui offre une grande flexibilité pour gérer tous les aspects logistiques de votre événement.
4.1 Créer les accréditations
📌 Objectif : Définir les accréditations (zones d'accès, repas, parking, dotations, etc.).
Une accréditation représente un droit d'accès ou une dotation que vous attribuez à vos membres. Par exemple : "Accès backstage", "Repas samedi midi", "T-shirt", "Parking VIP", "Zone Presse", etc. Les accréditations sont indépendantes des missions et permettent une gestion fine de tous les aspects logistiques.
Exemples d'accréditations courantes :
- Accès : Zones VIP, backstage, loges, presse, zone technique
- Restauration : Repas (par jour et par type), boissons
- Dotations : T-shirts (par taille), casquettes, goodies, sacs
- Services : Parking, camping
- Transport : Navettes, hébergement
💡 Astuce : Créez des accréditations avec des quantités limitées pour mieux gérer vos stocks (repas, t-shirts, places de parking, etc.). WeezCrew vous alertera lorsque vous approcherez de la limite.
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📖 Ressources complémentaires :
4.2 Créer les différentes vues pour les accréditations
📌 Objectif : Organiser l'affichage des accréditations pour faciliter la gestion et le suivi.
Les vues d'accréditations vous permettent de créer des filtres personnalisés pour suivre l'attribution de vos accréditations. Par exemple : une vue pour tous les membres ayant un repas le samedi, une vue pour les t-shirts, une vue pour les accès backstage, etc.
Ces vues vous aident à piloter votre logistique en temps réel : combien de repas distribués ? Combien de t-shirts reste-t-il en stock ? Qui a accès à quelle zone ? Toutes ces informations sont accessibles en quelques clics.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif de la section : Vos accréditations sont créées et organisées ! Vous pouvez maintenant gérer tous les aspects logistiques de votre événement. Voyons maintenant comment organiser efficacement votre base de membres.
Etape 5: Organiser sa base de membres
Une base de membres bien organisée est la clé d'une gestion efficace. Cette section vous explique comment structurer, importer, segmenter et gérer vos membres dans WeezCrew pour gagner un temps précieux au quotidien.
5.1 Importer des membres existants
📌 Objectif : Importer en masse des membres depuis un fichier Excel.
Si vous avez déjà une base de données de bénévoles (d'une édition précédente, d'un autre outil, ou d'une simple liste Excel), vous pouvez l'importer directement dans WeezCrew. Cela vous évite de ressaisir manuellement toutes les informations et vous permet de démarrer immédiatement avec votre communauté existante.
L'import supporte tous les champs standards (nom, prénom, e-mail, téléphone, etc.) ainsi que vos champs personnalisés. Vous pouvez également importer des membres déjà affectés à des missions ou avec des accréditations pré-attribuées.
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5.2 Importer des membres d'éditions précédentes
📌 Objectif : Récupérer les membres d'événements antérieurs dans la nouvelle édition.
Si vous organisez un événement récurrent (festival annuel, salon mensuel, course régulière), vous pouvez facilement récupérer les membres des éditions précédentes depuis le module communauté. WeezCrew conserve l'historique et permet de retrouver vos fidèles bénévoles en quelques clics, avec toutes leurs informations déjà renseignées.
Cette fonctionnalité permet de maintenir une continuité et de capitaliser sur votre communauté existante d'année en année.
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5.3 Créer des populations
📌 Objectif : Organiser les membres en groupes (bénévoles, staff, VIP, presse, etc.).
Les populations sont des catégories qui permettent de segmenter vos membres selon leur statut ou leur rôle. Par exemple : "Bénévoles", "Staff permanent", "VIP", "Presse", "Partenaires", "Artistes". Chaque population peut avoir des droits d'accès, des documents (badges), et des communications spécifiques.
La segmentation en populations facilite énormément la gestion au quotidien : envoi d'e-mails ciblés, création de badges différents, attribution automatique d'accréditations, etc.
💡 Exemples de populations courantes :
- Bénévoles : Vos volontaires principaux
- Staff : Équipe permanente ou salariée
- VIP : Invités spéciaux, partenaires
- Presse : Journalistes, médias
- Artistes : Pour un festival musical
- Exposants : Foodtruck ou ceux qui ont un stand
- Officiels : Élus, personnalités
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5.4 Filtrer et rechercher ses membres
📌 Objectif : Sauvegarder des filtres en vues pour retrouver rapidement des segments.
Les vues personnalisées sont des filtres sauvegardés qui vous permettent de retrouver rapidement certains groupes de membres. Au lieu de recréer les mêmes filtres à chaque fois, vous les enregistrez en vues réutilisables.
Exemples de vues utiles :
- "Statut d'affectation" → Pour identifier qui n'a pas encore de mission
- "Taille de t-shirt" → Pour gérer vos stocks de dotations
- "Population" → Pour communiquer avec une équipe spécifique
- "Date d'affectation" → Pour la planification
- "Régime alimentaire" → Pour la restauration
- "Permis de conduire" → Pour les missions nécessitant de conduire
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📖 Ressources complémentaires :
5.5 Modifier les informations d'un membre
📌 Objectif : Éditer manuellement les données d'un profil membre.
Vous aurez régulièrement besoin de modifier les informations d'un membre directement depuis la plateforme : changer son e-mail, mettre à jour son téléphone, corriger une erreur de saisie, ajouter un commentaire interne, etc. Cette manipulation est simple et rapide dans WeezCrew.
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📖 Ressources complémentaires :
5.6 Exporter ses membres
📌 Objectif : Télécharger une liste personnalisée de membres au format Excel ou Gsheet.
L'export vous permet de télécharger votre base de membres (ou une partie filtrée) au format Excel. Cette fonctionnalité est très utile pour faire des analyses, créer des rapports personnalisés, partager des informations avec des partenaires, ou simplement avoir une sauvegarde de vos données.
Vous choisissez exactement quelles colonnes exporter : uniquement les informations dont vous avez besoin, rien de plus. L'export respecte vos filtres actifs, ce qui permet d'exporter des segments spécifiques.
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5.7 Configurer l'espace membre
📌 Objectif : Personnaliser l'espace où les membres consultent leurs informations.
L'espace membre est un portail personnel où chaque bénévole peut consulter ses missions, ses accréditations, son planning et mettre à jour ses informations. Vous pouvez personnaliser cet espace aux couleurs de votre événement.
L'espace membre est accessible via un lien pour chaque bénévole. C'est leur tableau de bord personnel où ils retrouvent toutes les informations qui les concernent.
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✅ Récapitulatif : Votre base de membres est maintenant bien structurée et organisée ! Vous pouvez facilement retrouver, filtrer et gérer tous vos bénévoles. Si vous travaillez avec des partenaires ou associations externes, découvrons maintenant le système de délégations.
Etape 6: Gérer les délégations
Les délégations sont des espaces autonomes où des responsables externes (associations, entreprises partenaires, groupes) peuvent gérer leurs propres équipes. Idéal pour déléguer une partie de la gestion tout en gardant le contrôle global de votre événement.
6.1 Créer des délégations
📌 Objectif : Créer des espaces pour que des responsables gèrent leurs propres équipes.
Une délégation est un espace dédié où un responsable externe peut inscrire ses propres membres, les accréditer (parmi celles que vous lui avez rendues accessibles), et gérer son équipe en autonomie. Vous gardez le contrôle global tout en déléguant la gestion opérationnelle.
Cas d'usage typiques des délégations :
- Associations partenaires
- Prestataires
- Foodtruck
- Délégations territoriales
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6.2 Lier des délégations à la communauté
📌 Objectif : Associer une délégation à une délégation de la communauté, elle pourra servir de base commune sur plusieurs événements.
En liant une délégation à votre communauté, les membres inscrits via cette délégation seront automatiquement ajoutés à votre communauté globale. Cela facilite la gestion si vous organisez plusieurs événements dans l'année avec les mêmes partenaires.
Par exemple, si vous organisez plusieurs événements dans l'année et travaillez toujours avec les mêmes associations de bénévoles, lier leurs délégations à votre communauté permet de capitaliser sur leur base de membres d'un événement à l'autre.
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6.3 Attribuer des accréditations aux délégations
📌 Objectif : Définir les différentes accréditations accordées aux délégations.
Vous pouvez attribuer automatiquement certaines accréditations à tous les membres d'une délégation. Par exemple : tous les membres de la délégation "Croix-Rouge" reçoivent automatiquement l'accréditation "Accès zone secours" et "Repas samedi et dimanche".
Cette automatisation vous fait gagner un temps considérable et évite les oublis. Les accréditations peuvent être attribuées automatiquement dès qu'un membre est inscrit dans la délégation concernée.
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6.4 Créer un modèle de délégation
📌 Objectif : Préparer des modèles réutilisables pour faciliter la création de délégations.
Si vous travaillez avec de nombreuses délégations similaires (plusieurs associations, plusieurs entreprises, plusieurs écoles), vous pouvez créer un modèle qui définit les paramètres par défaut : accréditations automatiques, missions accessibles, formulaire d'inscription, etc.
Ensuite, pour créer une nouvelle délégation, il suffit de sélectionner le modèle et tous les paramètres sont pré-remplis. Gain de temps garanti !
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6.5 Automatisation sur la création de délégation
📌 Objectif : Créer des délégations automatiquement à partir d'un formulaire.
Vous pouvez automatiser complètement la création de délégations en la déclenchant depuis un formulaire. Par exemple : un responsable d'association remplit un formulaire et une délégation est automatiquement créée pour lui avec tous les bons paramètres, son accès personnalisé, et son formulaire d'inscription.
Cette automatisation pousse encore plus loin l'autonomie : vous n'avez même plus besoin de créer manuellement les délégations, elles se créent automatiquement selon vos règles.
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✅ Récapitulatif : Si vous utilisez le système de délégations, vous avez maintenant toutes les clés pour déléguer efficacement la gestion de certaines équipes à des partenaires externes. Passons maintenant à l'étape cruciale : affecter vos membres aux missions et leur attribuer les accréditations !
Etape 7: Affecter et accréditer les membres
C'est l'étape opérationnelle majeure : vous allez assigner vos bénévoles aux missions et leur attribuer les accréditations nécessaires. WeezCrew offre plusieurs méthodes pour le faire efficacement, que vous ayez 50 ou 5000 bénévoles à gérer.
7.1 Affecter des membres à des missions
📌 Objectif : Assigner manuellement ou selon les souhaits des membres aux missions.
L'affectation consiste à attribuer un bénévole à une mission spécifique sur un créneau horaire défini. C'est le moment où vous transformez les inscriptions en planning opérationnel concret. Vous pouvez affecter les membres manuellement, ou en tenant compte des disponibilités et souhaits qu'ils ont exprimés lors de leur inscription.
💡 Bonnes pratiques d'affectation :
- Respectez autant que possible les préférences exprimées par les bénévoles
- Évitez d'affecter un même bénévole à des créneaux qui se chevauchent
- Prévoyez des temps de pause entre les missions (ne pas enchaîner 4h le matin et 4h l'après-midi)
- Privilégiez la continuité : affecter quelqu'un plusieurs fois à la même mission plutôt que de changer constamment
- Gardez une marge : n'affectez pas 100% de vos ressources, prévoyez des absences de dernière minute
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📖 Ressources complémentaires :
7.2 Découvrir d'autres façons d'affecter
📌 Objectif : Découvrir les méthodes alternatives d'affectation (en masse, via les créneaux...).
Au-delà de l'affectation unitaire classique, WeezCrew propose plusieurs méthodes pour gagner du temps et être plus efficace dans votre organisation. Chaque méthode a ses avantages selon votre situation.
Les différentes méthodes d'affectation :
- Affectation depuis le module d'affectation : Vous voyez leur souhait, qui est disponible sur quel créneau et vous affectez directement en fonction.
- Affectation en masse : Sélectionnez plusieurs membres et affectez-les tous à la même mission en un clic. Parfait pour les grandes missions collectives.
- Affectation via les créneaux : Visualisez vos créneaux horaires et affectez au fur et à mesure. Pratique pour optimiser le remplissage.
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7.3 Personnaliser la fiche d'affectation
📌 Objectif : Configurer les informations dans la fiche d'affectation envoyée aux membres.
La fiche d'affectation est le document PDF qui résume toutes les missions d'un bénévole. C'est son "planning personnalisé" qu'il pourra imprimer ou consulter sur son téléphone. Vous pouvez choisir quelles informations y faire apparaître pour qu'elle soit la plus utile possible.
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7.4 Paramétrage du modèle d'e-mail
📌 Objectif : Adapter le contenu et le design des e-mails d'affectation.
L'e-mail d'affectation est envoyé automatiquement à chaque bénévole pour lui confirmer ses missions. C'est un e-mail crucial car c'est la confirmation "officiel" après l'inscription. Vous pouvez personnaliser entièrement son contenu pour y ajouter toutes les informations pratiques nécessaires.
Éléments à inclure dans votre e-mail d'affectation :
- Un message de bienvenue chaleureux et motivant
- Les informations pratiques : où se présenter, comment accéder au site, parking, etc.
- Ce que le bénévole doit apporter (papiers d'identité, tenue, etc.)
- Les contacts en cas de question ou d'empêchement
- Un lien vers l'espace membre pour consulter son planning en ligne (optionnel)
- La fiche d'affectation en pièce jointe ou via une variable
💡 Astuce : Utilisez les champs dynamiques pour personnaliser l'e-mail avec le prénom du bénévole, ses missions spécifiques, etc. Cela rend l'e-mail plus personnel et augmente l'engagement.
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7.4* Envoyer les e-mails d'affectation
📌 Objectif : Diffuser les affectations aux membres concernés par e-mail.
Une fois vos affectations réalisées et votre modèle d'e-mail configuré, il est temps d'envoyer les confirmations à vos bénévoles. WeezCrew vous permet de les envoyer individuellement, en masse ou a certaines vues personnalisées.
Stratégies d'envoi :
- Envoi au fur et à mesure : Envoyez l'e-mail dès qu'un bénévole est affecté. Utile en début de campagne.
- Envoi groupé : Affectez tous vos membres puis envoyez tous les e-mails en une fois. Plus simple à gérer, c'est ce qu'on recommande.
- Envoi programmé : Planifiez l'envoi à une date précise (par exemple 2 semaines avant l'événement). Garantit une communication coordonnée. (Possibilité de passer par une campagne mail).
⚠️ Important : Assurez-vous que vos entrées DNS sont bien configurées (cf. section 1.5) avant d'envoyer massivement des e-mails, sinon ils risquent d'arriver en spam.
7.6 Accréditer des membres
📌 Objectif : Attribuer des accréditations (zones, repas, parking) aux membres.
En complément des affectations aux missions, vous pouvez attribuer des accréditations à vos membres. Rappel : les accréditations gèrent les accès à certaines zones, les droits aux repas, les places de parking, les dotations (t-shirts, goodies), etc. Elles sont indépendantes des missions.
Vous pouvez accréditer les membres de plusieurs manières : manuellement un par un, en masse ou automatiquement selon des règles (voir Etape 8 sur les automatisations).
💡 Exemple selon les vues :
- Tous les bénévoles affectés le samedi → Accréditation "Repas samedi midi"
- Tous les membres de la population "Staff" → Accréditation "Accès backstage"
- Tous ceux qui habitent à +50km → Accréditation "Parking réservé"
- Selon la taille renseignée → Accréditation "T-shirt M", "T-shirt L", etc.
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📖 Ressources complémentaires :
7.7 Découvrir d'autres façons d'accréditer
📌 Objectif : Découvrir les méthodes alternatives d'accréditation (en masse, via la matrice d'accréditation).
Au-delà de l'accréditation classique, WeezCrew propose plusieurs méthodes pour gagner du temps. A vous de trouver laquelle vous correspondra le plus.
Les différentes méthodes d'accréditation :
- Accréditation depuis le module d'accréditation : Vous voyez leur souhait et vous accréditez directement en fonction.
- Accréditation en masse : Sélectionnez plusieurs membres et accréditez-les tous à la même accréditation en un clic.
- Accréditation via la matrice des accréditations : Visualisez vos accréditations et accréditez depuis le tableau avec le mode édition. Pratique faire du membre par membre.
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7.8 Paramétrage du modèle d'e-mail d'accréditation
📌 Objectif : Personnaliser le contenu et le design des e-mails d'accréditation.
Tout comme pour les affectations, vous pouvez personnaliser l'e-mail qui confirme l'attribution d'accréditations. Cet e-mail informe le membre de ce à quoi il a droit : accès à certaines zones, repas, dotations, etc.
Profitez de cet e-mail pour donner toutes les informations pratiques : où retirer son badge, où se présenter pour les repas, comment accéder au parking, etc. Plus vos membres sont informés, moins ils auront de questions le jour J.
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✅ Récapitulatif : Vos membres sont maintenant affectés à leurs missions et accrédités ! Ils ont reçu leurs confirmations par e-mail. Découvrons maintenant comment automatiser certaines actions pour gagner encore plus de temps.
Etape 8: Automatiser et optimiser
Les automatisations vous permettent de gagner un temps précieux en déclenchant automatiquement des actions selon des conditions que vous définissez. C'est la touche de magie qui transforme WeezCrew en véritable machine !
8.1 Créer des automatisations d'accréditation
📌 Objectif : Automatiser l'attribution d'accréditations selon les affectations ou critères.
Les automatisations d'accréditation permettent d'attribuer automatiquement certaines accréditations dès qu'une condition est remplie. C'est extrêmement puissant pour gérer la logistique sans intervention manuelle.
Principe de fonctionnement : Vous définissez une règle du type "SI [condition] ALORS [action]". WeezCrew vérifie en permanence et applique automatiquement l'action quand la condition est vraie.
💡 Exemples d'automatisations d'accréditation :
- Repas automatiques : "Si un membre est affecté à une mission qui se termine après 13h ET commence avant 14h, alors lui attribuer l'accréditation 'Repas midi'"
- T-shirts : "Si un membre est affecté à au moins 3 missions, alors lui attribuer l'accréditation 'T-shirt' correspondant à sa taille"
- Parking : "Si la ville de résidence du membre est à plus de 50km, alors lui attribuer l'accréditation 'Parking'"
- Accès VIP : "Si un membre appartient à la population 'Staff permanent', alors lui attribuer l'accréditation 'Accès backstage'"
- Hébergement : "Si le champ personnalisé 'Besoin hébergement' = Oui ET affecté le samedi, alors attribuer 'Camping vendredi soir'"
✨ Gain de temps : Une fois configurées, les automatisations fonctionnent en continu. Vous affectez un nouveau membre à une mission le samedi ? Il reçoit automatiquement son accréditation repas. Zéro action manuelle !
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📖 Ressources complémentaires :
8.2 Créer différentes automatisations
📌 Objectif : Programmer différentes automatisations selon des conditions
Weezcrew nous permet de créer d'autres automatisations. Très utile pour nous éviter de répéter certaines actions.
Exemples d'automatisations
- Automatisation d'envoie e-mail
- Automatisation pour mettre à jour la valeur d'un champ
- Automatisation pour ajouter ou supprimer des accréditations
- Automatisation pour dupliquer un membre
- Automatisation pour créer des délégations via une inscription
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✅ Récapitulatif de la section : Avec les automatisations en place, une grande partie de votre logistique se gère toute seule ! Vous gagnez un temps considérable. Voyons maintenant comment communiquer efficacement avec vos membres.
Etape 9: Communiquer avec ses membres
Une bonne communication est essentielle pour maintenir l'engagement et la motivation de vos bénévoles. WeezCrew vous offre des outils puissants pour envoyer des e-mails ou SMS ciblés, personnalisés, et au bon moment.
9.1 Découvrir le module Campagnes
📌 Objectif : Comprendre comment envoyer des e-mails ciblés à vos membres.
Le module Campagnes est votre outil de communication principal dans WeezCrew. Il vous permet d'envoyer des e-mails à des segments précis de votre base : tous les bénévoles, uniquement ceux affectés à une mission spécifique, ceux d'une population donnée, ceux qui répondent à certains critères, etc.
Types de campagnes courantes :
- Newsletter générale : Informations importantes pour tous (programme, changements, actualités)
- Rappels ciblés : Uniquement aux membres affectés à certaines missions (briefing spécifique, consignes particulières)
- Relances : Aux membres non affectés, non confirmés, ou absents aux briefings
- Remerciements : Après l'événement, personnalisés selon le niveau d'implication
- Enquêtes : Questionnaires de satisfaction, retours d'expérience
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9.2 Utiliser les champs dynamiques dans les e-mails ou SMS
📌 Objectif : Personnaliser automatiquement le contenu avec les données des membres.
Les champs dynamiques (aussi appelés variables) permettent d'insérer automatiquement des informations personnalisées dans vos e-mails. Au lieu d'écrire "Bonjour", vous écrivez "Bonjour {user.firstName}" et chaque destinataire recevra un e-mail avec son propre prénom.
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✅ Récapitulatif : Vous maîtrisez maintenant les outils de communication de WeezCrew ! Vos bénévoles reçoivent des messages personnalisés, ciblés, et au bon moment. Passons maintenant à la création des documents.
Etape 10: Créer et gérer les documents
Le module Documents vous permet de générer automatiquement tous les supports dont vous avez besoin pour votre événement : badges personnalisés avec QR code, plannings individuels ou collectifs, listes de membres, contremarques, et bien plus encore. Tout est personnalisable et exportable en PDF prêt à imprimer.
10.1 Découvrir le module documents
📌 Objectif : Comprendre les différents types de documents (badges, plannings, listes).
WeezCrew peut générer automatiquement une grande variété de documents à partir de vos données. Tous ces documents sont générés en temps réel avec les informations à jour de votre base de membres et de vos missions.
Types de documents disponibles :
- Fiches d'affectations : La feuille de route des bénévoles.
- Plannings individuels / en liste / par jour : Le planning personnalisé de chaque bénévole avec toutes ses missions
- Plannings collectifs : Planning d'une mission montrant tous les membres affectés
- Listes de membres : Liste complète ou filtrée avec les informations de votre choix
- Attestation : Pour transmettre des attestations de bénévolats
- Heure de présence : Pour avoir un résumé des heures de travails
- Fiche / planning de mission : Regroupe les affectations aux créneaux d'une mission
- Trombinoscope : Pour avoir un listing avec photo des membres
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10.2 Créer ses documents badges de toute personnalisés
📌 Objectif : Concevoir des badges ou autre type de document avec des informations personnalisées.
Le badge est LE document emblématique de tout événement. WeezCrew vous offre un éditeur visuel très puissant pour créer des badges totalement personnalisés qui correspondent exactement à votre charte graphique et vos besoins. Mais il est également possible de créer d'autres documents (contremarque, feuille de route..)
Éléments que vous pouvez ajouter sur un badge :
- Logo de l'événement : En en-tête ou en fond
- QR Code : Pour le contrôle d'accès
- Photo du bénévole : Si vous l'avez collectée lors de l'inscription
- Nom et prénom : En grand pour l'identification visuelle
- Population : "Bénévole", "Staff", "VIP", etc.
- Accréditations : Zones d'accès, repas, services
- Code couleur : Différent selon la population pour identification rapide
- Informations complémentaires
💡 Bonnes pratiques pour les badges :
- Utilisez des codes couleur par population (vert = bénévole, bleu = staff, rouge = VIP)
- Placez le QR code, facilement scannable
- Nom et prénom bien lisibles
- Prévoyez un recto-verso : infos perso au recto, plan/consignes au verso
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📖 Ressources complémentaires :
10.3 Lier un document à une population
📌 Objectif : Associer un modèle de badge spécifique à une population.
Pour que chaque population (bénévoles, staff, VIP, presse) ait son propre modèle de badge avec son design spécifique, vous devez lier vos modèles de documents aux populations concernées. Ainsi, WeezCrew saura automatiquement quel modèle utiliser pour générer le badge de chaque membre.
Par exemple : les bénévoles auront un badge vert avec leurs missions, le staff aura un badge bleu avec "ALL ACCESS", les VIP auront un badge doré simplifié, etc. Tout est géré automatiquement selon la population.
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10.4 Exporter ses documents
📌 Objectif : Télécharger en masse les badges ou autres documents personnalisés en PDF.
Une fois vos modèles créés et liés aux bonnes populations, vous pouvez exporter tous vos documents en quelques clics. WeezCrew génère un fichier PDF prêt à imprimer contenant tous les badges, plannings, ou listes dont vous avez besoin, avec les données à jour.
Options d'export :
- Export complet : Tous les membres de l'événement
- Export filtré : Uniquement certaines populations, missions, ou selon d'autres critères
- Export individuel : Le document d'un seul membre
- Format : PDF multi-pages prêt à imprimer, avec repères de coupe si besoin
💡 Conseil impression : Exportez vos badges plusieurs jours avant l'événement pour anticiper l'impression.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif : Vous savez maintenant créer tous les documents nécessaires à votre événement, du badge personnalisé aux plannings. Vous êtes prêt pour organiser votre événement de A à Z avec WeezCrew !
Etape 11: Pendant votre événement
Le jour J est arrivé ! WeezCrew vous accompagne aussi pendant votre événement avec des outils de gestion terrain pour suivre les présences en temps réel, gérer les imprévus, adapter votre organisation, et assurer le bon déroulement de toutes vos missions.
11.1 Pointer et dépointer les membres
📌 Objectif : Gérer les présences et absences en temps réel pendant l'événement.
Le pointage permet de suivre en temps réel qui est effectivement présent sur chaque mission. C'est essentiel pour identifier rapidement les absences et réagir (trouver un remplaçant, réorganiser l'équipe, etc.). Le pointage se fait très simplement via plusieurs méthodes.
Méthodes de pointage :
-
Scan QR code : Le plus rapide. Scannez le badge du bénévole avec Weezaccess, c'est pointé !
-
Manuel : Recherchez le nom du bénévole et pointez-le manuellement depuis son profil.
-
Auto-pointage : Les bénévoles se pointent eux-mêmes via un lien que vous envoyez par sms / mail
💡 Organisation du pointage :
Désignez des responsables de mission pour pointer leurs équipes. Créez un "point accueil" central où tous les bénévoles se pointent en arrivant. Pointez 15 minutes avant le début de la mission pour détecter les absents. Utilisez le dépointage pour suivre aussi les départs (heures sup, etc.)
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📖 Ressources complémentaires :
11.2 Bloquer des accès
📌 Objectif : Désactiver temporairement ou définitivement l'accès d'un membre.
En cas de problème avec un membre (comportement inapproprié, non-respect des consignes, absence injustifiée répétée), vous pouvez bloquer son accès immédiatement. Son badge ne sera plus valide. Cette action est réversible si besoin.
Le blocage est une mesure de sécurité importante pour maintenir un environnement sain et sécurisé pour tous.
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11.3 Modifier un créneau en cours d'événement
📌 Objectif : Ajuster les horaires ou nombre de ressources d'une mission en direct.
Les imprévus font partie de tout événement : un artiste qui arrive en retard, une scène qui doit fermer plus tôt, une affluence plus importante que prévu... Vous pouvez modifier les créneaux de missions même pendant l'événement : décaler des horaires, augmenter le nombre de bénévoles nécessaires, ou supprimer un créneau.
⚠️ Attention : Les modifications de créneaux en cours d'événement doivent être communiquées clairement aux membres concernés. Utilisez les campagnes mails pour prévenir les bénévoles du changement.
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📖 Ressources complémentaires :
11.4 Utiliser l'application mobile WeezCrew
📌 Objectif : Gérer vos membres et missions depuis votre smartphone sur le terrain.
Weezcrew est également accessible depuis le web de votre téléphone et peut devenir votre meilleur allié le jour J. Elle transforme votre smartphone en véritable outil de gestion terrain, vous donnant accès à toutes les fonctionnalités essentielles sans avoir besoin d'un ordinateur.
Attention, ce n'est que de la lecture seule ! Vous ne pouvez pas modifier des informations ou des missions depuis votre téléphone.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif : Vous êtes maintenant équipé pour gérer votre événement en temps réel sur le terrain ! Découvrons pour finir les options avancées qui peuvent vous être utiles.
Etape 12: Options avancées
Vous maîtrisez les bases de WeezCrew ? Découvrez maintenant les fonctionnalités avancées qui vous permettront d'optimiser encore davantage votre organisation, de répondre à des besoins spécifiques, et d'exploiter pleinement la puissance de la plateforme.
12.1 Gérer la traduction
📌 Objectif : Adapter l'interface et les communications en plusieurs langues.
Si votre événement accueille des bénévoles internationaux vous pouvez proposer l'interface WeezCrew en plusieurs langues. Les langues disponibles incluent le français, l'anglais, l'espagnol, et bien d'autres.
Vous pouvez traduire vos propres contenus : missions, formulaires, e-mails, documents directement dans la solution.
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12.2 Dupliquer un membre
📌 Objectif : Créer rapidement un nouveau profil en dupliquant un membre existant.
Vous devez créer plusieurs profils similaires. La fonction de duplication permet de copier toutes les informations d'un membre existant et de ne modifier ensuite que ce qui change (nom, prénom).
La duplication copie : population, champs personnalisés, accréditations, et même les affectations si vous le souhaitez. Parfait pour inscrire rapidement un groupe homogène.
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12.3 Gérer les RSVP et confirmations de présence
📌 Objectif : Suivre les confirmations de présence des membres affectés.
Le système RSVP (Répondez S'il Vous Plaît) permet de demander à vos bénévoles de confirmer leur présence avant l'événement. C'est crucial pour anticiper les absences et réorganiser si nécessaire. Vous pouvez mettre des dates limites de confirmation et envoyer des relances automatiques aux non-répondants.
Les bénévoles confirment leur présence directement depuis leur espace membre ou en cliquant sur un lien dans l'e-mail de confirmation. Vous suivez en temps réel le taux de confirmation et identifiez qui n'a pas encore répondu. Vous pouvez utiliser cette technique pour n'importe qu'elle autre question.
💡 Astuce : Combinez le RSVP avec une automatisation d'e-mail pour relancer automatiquement les membres qui n'ont pas confirmé quelques jours avant l'événement.
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12.4 Synchroniser avec Google Sheets ou Excel
📌 Objectif : Connecter WeezCrew à vos tableaux pour des exports automatiques en temps réel.
L'intégration avec Google Sheets (via API) ou Excel vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés qui se mettent à jour automatiquement avec les données de WeezCrew (sauf sur excel). C'est parfait pour créer des rapports sur mesure, des analyses avancées, ou partager des statistiques avec votre équipe ou vos partenaires.
💡 Exemple de tableau de bord : Créez un Google Sheets qui affiche en temps réel le nombre total de bénévoles inscrits, le nombre affecté par mission, le taux de confirmation RSVP, les stocks de t-shirts par taille, etc. Tout se met à jour automatiquement via Gsheet !
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📖 Ressources complémentaires :
12.5 Détecter et fusionner les doublons
📌 Objectif : Identifier et gérer les membres en doublon dans votre base de données.
Il arrive que des membres s'inscrivent plusieurs fois avec des adresses e-mail différentes, ou que vous importiez des listes qui contiennent des doublons. WeezCrew détecte automatiquement les doublons potentiels (même nom/prénom, coordonnées similaires) et vous permet de les fusionner en un seul profil propre.
La fusion conserve toutes les informations importantes : toutes les affectations, toutes les accréditations, tout l'historique.
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📖 Ressources complémentaires :
12.6 Créer des champs personnalisés privés
📌 Objectif : Définir des champs visibles uniquement par les organisateurs.
Les champs personnalisés privés sont des champs que vous créez pour stocker des informations qui ne doivent être visibles que par votre équipe d'organisation, jamais par les membres eux-mêmes. C'est utile pour des notes internes, des évaluations, des informations sensibles, etc.
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📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif : Vous connaissez maintenant toutes les options avancées de WeezCrew ! Vous pouvez exploiter pleinement la puissance de la plateforme pour répondre à tous vos besoins spécifiques.