Vous souhaitez gérer les réservations pour votre événement ? Certaines réservations restent impayées et votre événement approche ? Utilisez votre gestionnaire de participants pour relancer les acheteurs et envoyer, en un clic, un rappel des instructions de paiement des billets réservés.
Payées ou non, les réservations comptent dans les quotas de votre événement.
1. Accepter les réservations
Les instructions doivent être préalablement renseignées dans les réglages de la billetterie en ligne depuis le menu Configurer > Option de billetterie. Elles précisent vos modalités d'encaissement pour tous les paiements hors CB en ligne.
2. Gérer les réservations
2.1 Afficher les billets non-payés
Les billets réservés et non payés apparaissent grisés dans votre gestionnaire de commande.
Conseil : Dans le menu Participants > Gérer les participants, cliquez sur "Filtrer" pour afficher uniquement les billets non payés, quelle que soit l’origine de la commande (saisie manuelle, web, etc). Utilisez le filtre "Statut du billet" = "Réservations" puis cliquez sur "Appliquer les filtres".
Les participants dont le statut est réservation apparaissent en grisé.
2.2 Envoyer un rappel des instructions de paiement
Pour envoyer un rappel aux acheteurs ainsi que les instructions de paiement, cliquez sur la fiche participant en question.
Sous le tableau "Informations acheteurs", cliquez sur "Envoyer les instructions de paiement de réservations".
Il est aussi possible d'utiliser les cases à cocher à gauche de chaque billet non payé pour en sélectionner plusieurs à la fois.
Cliquez ensuite sur le menu déroulant "Sélectionner une action" et choisissez "Envoyer les instructions de paiement de réservation".
Une fois le paiement reçu, vous pouvez valider le billet en cliquant sur le statut de paiement "Réservation". Il vous est alors proposé d'envoyer un mail de confirmation de commande à l'acheteur. Pour en savoir plus, cliquez ici.
3. Côté acheteur
L'e-mail d'instructions de paiement contient : le contenu détaillé de la commande (quantité et tarifs), les instructions de réservation que vous avez renseignées dans les réglages de la billetterie ainsi que le message de confirmation pour vos participants. Pour rappel, il se paramètre également via le menu Configurer > Options de billetterie.