L'affectation des membres à une mission consiste à attribuer des rôles spécifiques à vos membres en fonction de leurs disponibilités, préférences et compétences. Cette étape permet d’organiser efficacement les tâches et de garantir une répartition optimale des missions au sein de votre équipe.
Plusieurs possibilités s'offrent à vous :
1. Assigner des membres à partir du module Affectations
2. Assigner des membres à partir du module Membres
3. Assigner un membre à partir de sa fiche profil
NB : En cas d’erreur d’affectation ou de changement de disponibilité d’un membre, il est possible de modifier son statut à tout moment en suivant les mêmes étapes.
1. Assigner des membres à partir du module Affectations
Dans votre événement, rendez vous dans le module Affectations dans le menu verticale à gauche de l’interface.
Cliquez sur le bouton Affecter les membres, puis consultez la fiche du bénévole et les créneaux disponibles ou recommandés.
Sélectionnez la ou les missions souhaitées et cliquez sur Affecter.
Le membre passe automatiquement en statut "Affecté". Le système empêche toute erreur d’attribution (chevauchements horaires, doublons…).
Pour modifier le statut d'affectation d'un ou plusieurs membres, consultez cet article.
Pour en savoir plus sur le module Affectations, suivez cet article.
2. Assigner des membre à partir du module Membres
Rendez-vous dans le module Membres. Sélectionnez le ou les membre(s) que vous souhaitez affecter à la mission en cochant leur case.
Vous pouvez vous aider des filtres pour votre recherche (pour en savoir plus sur leur utilisation, consultez cet article).
Cliquez sur le bouton Affecter les membres.
Sélectionnez le statut à attribuer : Ajouter des affectations à celles existantes ou Remplacer les affectations existantes.
Pour en savoir plus sur le module Membres, suivez cet article.
3. Assigner un membre à partir de sa fiche profil
Sur le profil d’un membre, vous avez accès à de nombreuses informations et pouvez réaliser plusieurs actions, dont la gestion de ses affectations.
Pour y accéder, rendez-vous dans le module Membres et sélectionnez le bénévole que vous souhaitez affecter.
Ensuite, cliquez sur l’onglet Actions, puis sur Affecter. Les missions compatibles avec les disponibilités et les conditions d’accès du bénévole s’affichent.
Sélectionnez les missions à lui attribuer en cochant les cases correspondantes et cliquez sur le bouton Affecter pour valider votre sélection.
Mail de confirmation d’affectation
Une fois les affectations validées, les mails de confirmation peuvent être envoyés en quelques clics en accédant à la section E-mails de confirmation en attente d’envoi dans la page Affectations de votre événement.
Cliquez sur Paramétrer et envoyer les e-mails de confirmation.
Chaque membre recevra un récapitulatif personnalisé de ses affectations, comprenant : intitulé de la mission, description du poste, horaires, emplacement et contact référent.
NB : En cas d’ajout ou de modification d’une mission, un nouveau mail de confirmation d’affectation sera généré et placé en attente dans votre boîte d’envoi. Vous pourrez ainsi transmettre les informations mises à jour au membre concerné.
Espace membre
Chaque membre de votre communauté dispose d’un espace personnel sécurisé, accessible depuis le site de votre événement. Il y retrouvera :
- Ses informations personnelles
- Ses affectations
- Ses disponibilités (modifiables à tout moment)
Vos équipes de bénévoles sont désormais prêtes pour l’événement. Pour maintenir leur engagement jusqu’au jour de votre événement, une communication régulière est essentielle. Consultez cet article pour en savoir plus.