Gestionar reembolsos puntuales

 

En caso de cancelación de tu evento, estás obligado legalmente a reembolsar a los compradores (más información sobre cómo hacerlo, aquí).

Aparte de este caso extremo, también puedes necesitar reembolsar su entrada o inscripción a un asistente de forma puntual. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.

Recordatorio: En nuestras CGV se especifica que « Las Entradas no se podrán devolver, ni cambiar, ni reembolsar, ni siquiera en caso de pérdida o robo. Las Entradas podrán ser objeto de reembolso única­mente en el caso de que el evento sea cancelado o por decisión del Promotor del evento».

Existen dos vías para gestionar los reembolsos de tu evento:

1. Si quieres encargarte tú mismo de los reembolsos

Si te hemos transferido los ingresos relativos a los pedidos que hay que reembolsar, lo más práctico es que gestiones directamente los reembolsos, siempre y cuando no tengas muchos pedidos que reembolsar (en caso contrario este proceso puede ser algo más engorroso).

Reembolsarás por lo tanto a los compradores por tus propios medios de pago (transferencia bancaria, efectivo, etc.).

Una vez realizado el reembolso, no olvides eliminar la entrada desde el menú Gestionar asistentes para que deje de ser válida y sacar esa plaza de nuevo a la venta.

Importante: Estás legalmente obligado a reembolsar el importe total que ha abonado el comprador, lo que incluye tanto el precio de la entrada como la comisión de Weezevent salvo que haya un acuerdo específico entre comprador y organizador (concretamente en las Condiciones Generales de Venta específicas de tu evento, si las hubiera).

2. Si quieres que Weezevent se encargue de los reembolsos

Podemos, si así lo solicitas, efectuar los reembolsos directamente en las tarjetas bancarias que los compradores utilizaron a la hora de realizar sus pedidos online (sólo se admite este medio de pago).

2.1 Hacer la solicitud del reembolso

2.1.1 Reembolso total de la entrada o del pedido

Para reembolsar una entrada o un pedido en su totalidad, puedes solicitar el reembolso directamente desde tu área privada Weezevent. Esta opción permite reembolsar el importe total pagado por el comprador. Si lo que quieres hacer es un reembolso parcial, te explicamos el proceso en el siguiente apartado.

Desde el menú Asistentes > Gestionar asistentes, entra en la entrada en cuestión y en el menú desplegable Seleccionar una acción escoge Reembolsar esta entrada o Reembolsar el pedido según lo que desees hacer.

También puedes, desde la página  Asistentes > Gestionar asistentes, utilizar las casillas que hay a la izquierda de cada entrada para seleccionar varias entradas a la vez. A continuación, pincha en el menú desplegable Acciones para la selección y escoge Reembolsar las entradas.

Se abrirá una ventana con el resumen de las entradas a reembolsar: número de entradas e importe. Confirma y se nos enviará la solicitud de reembolso.

Puedes, a continuación, eliminar la entrada para que deje de ser válida y liberar la plaza para que pueda volver a venderse.

 

2.1.2 Reembolso parcial de la entrada o reembolso de un número elevado de pedidos

En el caso de que quieras realizar reembolsos parciales (por ejemplo, reembolsar 10€ de una entrada de 15€) o reembolsar un número elevado de pedidos tienes que mandarnos un archivo Excel con dos columnas: una para los números de pedidos (número que empieza por la letra C) y la otra para los importes que han de ser reembolsados, poniendo un punto en lugar de una coma entre los euros y los céntimos (por ejemplo: 1.50).

Descarga la plantilla de Excel aquí

Tendrás que enviar esta tabla de Excel a nuestro departamento de facturación (facturation@weezevent.com) indicando también tu número de organizador (que encontrarás en la parte inferior izquierda de tu área privada y empieza por la letra O) y el número de evento (cuando estás dentro del evento, también aparece en la parte inferior izquierda, precedido por la letra E).

A continuación, podrás eliminar la entrada para que deje de ser válida y poder ponerla de nuevo a la venta.

2.2 Procesamiento del reembolso

Recibirás 2 facturas por nuestra parte:

- En caso de que ya te hayamos transferido los fondos correspondientes al pedido (o los pedidos)que quieres que reembolsemos o si el reembolso es parcial (ya sea reembolso parcial de una entrada o reembolso total de una sola entrada de un pedido que contiene varias): una factura que corresponde al importe total que ha de ser reembolsado (equivalente a la suma del precio abonado por cada uno de los compradores es decir el precio de las entradas más las comisiones de Weezevent).

- Otra factura que corresponde a los gastos de gestión de este servicio (2€ más IVA por cada pedido reembolsado).

Una vez recibido el pago de estas dos facturas, daremos la orden de reembolso de los pedidos, que se efectuará directamente en las tarjetas bancarias que hayan utilizado los compradores. Además, recibirás de forma automática una copia del e-mail enviado a cada uno de tus clientes. Por lo general, el reembolso será efectivo en las cuentas bancarias de los compradores entre 1 y 3 días tras haber dado la orden de pago, o a final de mes cuando se trata de una tarjeta con pago diferido a fin de mes.

A la hora de realizar cualquier solicitud de reembolso, podrás escoger que se elimine directamente la entrada  correspondiente para que deje de estar activa. Recomendamos hacerlo.

2.3 Seguimiento de los reembolsos

Desde tu área privada Weezevent, puedes:

• Comprobar si efectivamente has realizado una solicitud de reembolso de una entrada en particular filtrando las entradas con el estado Solicitudes de reembolso en el apartado Gestionar asistentes.

 

• Comprobar en un solo clic si hemos procesado el reembolso de un pedido en particular, pinchando en el asistente correspondiente. Esto es especialmente útil para poder dar rápidamente una respuesta a los asistentes que te pregunten por el estado de su reembolso.