![weez-logo-D-nb02-1.svg]](https://support.weezevent.com/hubfs/weez-logo-D-nb02-1.svg){kind=logo}
Weez Académie : Paramétrer son RSVP
Dans cet article, vous allez découvrir pas à pas comment utiliser la solution WeezCrew pour gérer votre RSVP.
Sommaire
Étape 1 : Configuration du compte organisateur
Étape 2 : Création de la communauté
Étape 3 : Réalisation des inscriptions via des liens cliquables
Étape 4 : Réalisation des inscriptions via un formulaire
Étape 5 : Configuration des documents
🎓 Bienvenue dans la WeezCrew Académie
Vous vous apprêtez à découvrir le guide complet pour maîtriser WeezCrew et organiser votre événement comme un professionnel.
📋 Deux outils complémentaires pour votre réussite
Pour vous aider au mieux, nous avons préparé deux ressources essentielles qui fonctionnent ensemble :
📊 1. Le fichier Excel : Votre checklist complète
Qu'est-ce que c'est ?
Un fichier Excel structuré qui liste toutes les étapes de configuration ou de votre événement sur WeezCrew, de A à Z. C'est votre feuille de route personnalisée pour ne rien oublier.
📥 Télécharger le fichier
📥 Télécharger WeezAcademie_RSVP(GoogleSheet)
(Ce document est en lecture seule - pensez à créer une copie).
📥 Télécharger WeezAcademie_RSVP (Excel)
🎯 Comment utiliser ce fichier ?
📌 1. Checklist progressive
Le fichier est organisé en 5 grandes familles qui représentent les étapes chronologiques de votre organisation. Parcourez-les dans l'ordre pour ne rien oublier.
✅ 2. Suivez votre avancement
Pour chaque étape, cochez la case dans la colonne "État de la tâche" une fois terminée. Vous visualisez ainsi votre progression en temps réel.
🎬 3. Accédez aux vidéos
Cliquez sur les liens dans la colonne "Lien vidéo" pour voir la vidéo tutorielle de chaque étape. Les vidéos vous montrent concrètement comment faire.
📖 4. Consultez les guides
La colonne "Lien article" vous renvoie vers les articles détaillés du centre d'aide WeezCrew pour approfondir chaque point.
Etape 1 : Configuration du compte organisateur
1.1 Première connexion et configuration
📌 Objectif : Créer son compte organisateur et se connecter à WeezCrew pour la première fois.
La première connexion à WeezCrew est une étape simple mais importante. Elle vous permet de découvrir l'interface, de vous familiariser avec les différents modules, et de prendre en main les outils qui vont vous accompagner tout au long de votre organisation. Pour vous connecter vous avez deux solutions : Se connecter avec un compte google ou se connecter avec un code.
Pour vous connecter à votre instance, vous disposez de plusieurs méthodes :
- Via un mot de passe. Renseignez votre adresse e-mail puis votre mot de passe. C'est votre première connexion ? Cliquez sur "mot de passe oublié" puis suivez la démarche pour vous créer un mot de passe.
- Via un code à usage unique (durée d'environ 10 minutes). Renseignez votre adresse e-mail puis cliquer sur "Recevoir un code". Un code à 6 chiffres est envoyé instantanément sur votre boîte e-mail. ⚠️ Attention à ne pas quitter la page de connexion pendant la réception du code.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
1.2 Configurer un émetteur et les entrées DNS
📌 1er objectif : Configurer l'adresse e-mail d'expédition pour vos communications.
Pour que vos e-mails arrivent correctement dans la boîte de réception de vos invités (et non dans les spams), il est essentiel de configurer votre adresse d'expéditeur. Cette étape garantit une meilleure délivrabilité de vos communications.
Idéalement, utilisez une adresse e-mail professionnelle avec votre propre nom de domaine (ex: contact@monevenement.fr) plutôt qu'une adresse Gmail ou Hotmail générique.
📌 2ème objectif : Paramétrer les DNS pour éviter que vos e-mails arrivent en spam.
La configuration DNS est une étape technique mais cruciale pour garantir que vos e-mails soient bien reçus par vos membres. En paramétrant les entrées, vous augmentez considérablement le taux de délivrabilité de vos communications.
Sans cette configuration, une grande partie de vos e-mails risque d'être classée en spam.
⚠️ Important : Cette étape nécessite un accès à la configuration DNS de votre nom de domaine. Si vous n'êtes pas à l'aise avec cette manipulation technique, n'hésitez pas à solliciter votre service informatique ou votre hébergeur web.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
1.3 Ajouter des administrateurs
📌 Objectif : Ajouter des administrateurs ou responsables pour gérer l'événement en équipe.
Si vous travaillez en équipe, il est important de définir qui aura accès à la plateforme et avec quels droits. WeezCrew vous permet d'ajouter plusieurs administrateurs avec des niveaux de permissions différents selon les responsabilités de chacun.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
1.4 Créer son événement
📌 Objectif : Créer votre événement et définir les dates principales.
La création de l'événement est la première action concrète dans WeezCrew. Vous définirez le nom de votre événement, ses dates de début et de fin, et ses informations générales. Cette étape pose le cadre de toute votre organisation.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
Maintenant que votre compte est configuré, passons à la création de votre communauté ! Cette étape consiste à importer et créer toutes les bases de données dont vous souhaitez inviter.
2.1 Importer des membres
📌 Objectif : Importer une base de données.
Si vous avez déjà une base de données (par exemple une liste excel) vous pouvez l'importer dans Weezcrew. Cela vous évite de saisir manuellement toutes les informations et vous permet de démarrer immédiatement avec votre communauté existante.
L'import supporte tous les champs standards (nom, prénom, e-mail, téléphone, etc.) ainsi que vos champs personnalisés.
📹 Vidéo tutorielle
2.2 Créer des délégations
📌 Objectif : Créer des espaces pour que des responsables gèrent leurs propres invités.
Une délégation est un espace dédié où un responsable externe peut inscrire ses propres membres et envoyer des communications (parmi celles que vous lui avez rendues accessibles).
📹 Vidéo tutorielle
✅ Récapitulatif : Vous avez maintenant votre base de données complètes ! Il est temps de créer les inscriptions. Vous pouvez réaliser les inscriptions via des liens cliquables (étape 3) ou via des formulaires (étape 4).
Etape 3 : Réalisation des inscriptions via des liens cliquables
En créant des liens cliquables, vous pourrez collecter les informations nécessaires de vos inscrits (par exemple : une présence, une déclinaison, un souhait de s'inscrire...).
3.1 Créer les champs personnalisés
📌 Objectif : Créer les champs personnalisés afin de collecter les informations.
Les champs personnalisés vous permettent d'adapter les liens cliquables selon vos besoins. Ces données faciliteront votre organisation dans Weezcrew.
Chaque champ créé sera un lien cliquable soit une information ou une réponse que vous souhaitez avoir.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
3.2 Créer une campagne avec les liens
📌 Objectif : Créer une campagne avec les liens cliquables afin de collecter les informations.
Le module campagne va vous permettre de communiquer et d'envoyer des e-mails à des segments ou à toute votre base de données.
Vous allez également pouvoir créer les liens cliquables grâce à ce lien : https://app.recrewteer.com/organization/2932/user/{user.id}/field/cf49793/update/true
Il est à insérer en lien hypertexte en changeant 2932 avec l'ID de votre organisation et 49793 avec l'ID du champ personnalisé.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
-
Guide : Mettre à jour un champ personnalisé à partir d'un lien
- Guide : Découverte du module Campagnes
3.3 Filtrer et organiser les réponses
📌 Objectif : Filtrer les réponses et organiser son espace
Grâce aux champs personnalisés et aux filtres, vous pouvez trier et voir les réponses aux liens cliquables. Vous pouvez également créer des vues qui vous permettront ensuite d'envoyer des campagnes, extraire des listes, créer des automatisations...
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
Etape 4 : Réalisation des inscriptions via un formulaire
Le formulaire d'inscription permet à vos invités de s'inscrire à votre événement en ligne. Vous y définirez les champs à remplir (nom, prénom, téléphone, adresse, etc.), des questions et renseignements spécifiques à votre événement.
4.1 Créer les champs personnalisés
📌 Objectif : Créer les champs personnalisés afin de collecter les informations.
Les champs personnalisés vous permettent d'adapter votre formulaire selon vos besoins. Ces données faciliteront votre organisation dans Weezcrew.
Chaque champ créé sera une information ou une réponse que vous souhaitez avoir.
⚠️ Attention :
-
L'Email est demandé automatiquement : L'adresse e-mail est demandée par défaut par le système. Ne créez surtout pas de champ personnalisé "Email", cela ferait doublon.
-
Utilisez les champs natifs : Avant de créer un nouveau champ, vérifiez toujours s'il n'existe pas déjà dans la liste des "Champs personnalisés" (Nom, Prénom, Téléphone, Adresse...). Il est impératif d'utiliser ces champs existants pour que les fonctionnalités associées fonctionnent correctement.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
4.2 Créer le formulaire
📌 Objectif : Créer un formulaire pour collecter les inscriptions et les informations des invités
Le formulaire d'inscription permet à vos invités de s'inscrire à votre événement en ligne. Vous y définirez les champs à remplir (nom, prénom, téléphone, adresse, etc.), des questions et renseignements spécifiques à votre événement.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
4.3 Paramétrage du formulaire (design, textes...)
📌 Objectif : Personnaliser l'apparence, définir les paramètres de remplissage
Une fois votre formulaire créé, vous pouvez le personnaliser aux couleurs de votre événement, définir des conditions d'affichage et paramétrer la collecte des informations.
Le design du formulaire est important : c'est la première impression que vos invités auront de votre événement. Un formulaire clair, bien structuré et esthétique inspire confiance et professionnalisme.
📹 Vidéo tutorielle
4.4 Créer une campagne avec le formulaire
📌 Objectif : Créer une campagne avec le formulaire afin de collecter les informations.
Le module campagne va vous permettre de communiquer et d'envoyer des e-mails à des segments ou à toute votre base de données.
Vous allez pouvoir insérer le lien du formulaire dans la campagne, les invités pourront s'inscrire.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
4.5 Filtrer et organiser les réponses
📌 Objectif : Filtrer les réponses et organiser son espace
Grâce aux champs personnalisés et aux filtres, vous pouvez trier et voir les réponses au formulaire. Vous pouvez également créer des vues qui vous permettront ensuite d'envoyer des campagnes, extraire des listes, créer des automatisations...
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
- Guide : Rechercher des informations et créer des vues personnalisées à l’aide de filtres
- Guide : Organiser mes vues grâce à des dossiers
✅ Récapitulatif de la section : Vos invitations sont maintenant configurées et envoyées ! Vos invités peuvent maintenant s'inscrire en ligne. Passons à la création des différents documents (cartons d'invitation, badges, accréditations...)
Etape 5 : Configurer des documents
Le module Documents vous permet de créer tous les supports dont vous avez besoin pour votre événement : badges personnalisés, carton d'invitations ou accréditations avec un qr code. Tout est personnalisable et exportable en PDF prêt à imprimer.
5.1 Créer le document
📌 Objectif : Concevoir tous types de documents avec des informations personnalisées.
WeezCrew vous offre un éditeur visuel très puissant pour créer des documents totalement personnalisés qui correspondent exactement à votre charte graphique et vos besoins.
Éléments que vous pouvez ajouter sur un badge :
- Logo de l'événement : En en-tête ou en fond
- QR Code : Pour le contrôle d'accès
- Nom et prénom : En grand pour l'identification visuelle
- Nom de la société : En grand pour l'identification visuelle
- Informations complémentaires
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
5.2 Ajouter un qr code à votre document
📌 Objectif : Générer un qr code pour réaliser un contrôle d'accès.
Le qr code est unique pour chaque invité et va vous permettre de réaliser un contrôle d'accès. Il peut être ajouter sur tous les documents que vous avez créé.
💡 Bonnes pratiques pour les documents :
- Placez le QR code, facilement scannable
📹 Vidéo tutorielle
5.3 Créer une campagne avec les documents
📌 Objectif : Créer une campagne avec les documents à envoyer
Le module campagne va vous permettre de communiquer et d'envoyer des e-mails à des segments ou à toute votre base de données.
Vous allez pouvoir insérer les documents personnalisés qui ont créé précédemment.
📹 Vidéo tutorielle
✅ Récapitulatif : Vos invitations sont maintenant bien envoyées ! Vous pouvez retrouver des options avancées
Etape 6 : Options avancées
Vous maîtrisez les bases de WeezCrew ? Découvrez maintenant les fonctionnalités avancées qui vous permettront d'optimiser encore davantage votre organisation, de répondre à des besoins spécifiques, et d'exploiter pleinement la puissance de la plateforme.
⚠️ Certaines tâches sont à réaliser avant l'envoi des invitations.
6.1 Créer une liste d'attente
📌 Objectif : Créer une liste d'attente pour valider chaque invité.
A la suite de la création de votre formulaire, vous pouvez créer une liste d'attente. Cela vous permettra de valider les inscriptions avant d'envoyer les invitations.
📹 Vidéo tutorielle
6.2 Créer des automatisations
📌 Objectif : Automatiser plusieurs actions
Les automatisations permettent d'effectuer des actions de manière automatique. C'est extrêmement puissant pour gérer la logistique sans intervention manuelle.
Exemples d'automatisations
- Automatisation d'envoie e-mail
- Automatisation pour mettre à jour la valeur d'un champ
- Automatisation pour dupliquer un membre
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
6.3 Invités inscrits avec un accompagnant
📌 Objectif : Créer les accompagnants d'un invité inscrit
Si vous avez autorisés les invités à venir accompagner, vous allez pouvoir créer les membres accompagnants grâce à une automatisation. Par exemple : si un invité souhaite venir accompagner. Dans Weezcrew, vous allez venir dupliquer l'invité pour le nombre exact de présents.
Cette automatisation vous fait gagner un temps considérable et évite les oublis. Elle permet de remplacer automatiquement les informations récoltés de l'accompagnant
📹 Vidéo tutorielle (dans le cas d'un formulaire)
💡Voici la variable à utiliser dans l'automatisation pour effectuer la mise à jour des champs : {user.cf66974} (numéro à changer avec l'ID du champ).
📹 Vidéo tutorielle (dans le cas des liens cliquables)
6.4 Exporter une liste d'inscrits
📌 Objectif : Télécharger une liste personnalisée d'inscrits.
L'export vous permet de télécharger votre base de membres (ou une partie filtrée) au format Excel ou pdf. Vous choisissez exactement quelles colonnes exporter : uniquement les informations dont vous avez besoin, rien de plus. L'export respecte vos filtres actifs, ce qui permet d'exporter des segments spécifiques.
📹 Vidéo tutorielle
📖 Ressources complémentaires :
✅ Récapitulatif : Vous connaissez maintenant toutes les options avancées de WeezCrew ! Vous pouvez exploiter pleinement la puissance de la plateforme pour répondre à tous vos besoins spécifiques.