Le module Délégations a été conçu pour simplifier la gestion des groupes de participants ou de prestataires dans le cadre d’un événement. Il permet de centraliser les informations, d’attribuer des accréditations, et d’assurer un suivi clair des entités présentes.
À quoi sert une délégation ?
Une délégation représente un groupe de personnes rattachées à un même organisme, entreprise, prestataire ou structure. Dans le contexte d’un événement, elle permet :
- Organiser les participants par groupe (par exemple, staff technique, équipes partenaires, prestataires).
- Attribuer des accréditations collectivement.
- Lier des responsables qui pourront gérer les membres de leur délégation.
- D’avoir un suivi structuré et réutilisable sur plusieurs événements.
Une délégation peut être créée pour un événement spécifique, mais elle peut aussi être rattachée à votre communauté globale, ce qui permet de la réutiliser facilement à l’avenir.
Comment créer une délégation ?
Pour créer une délégation, suivez ces étapes :
- Rendez-vous dans Populations > Délégations.
- Cliquez sur Créer une nouvelle délégation.
- Renseignez le nom de la délégation.
- Rattachez-la à une catégorie existante, ou créez une nouvelle catégorie selon votre besoin.
- Désignez un ou plusieurs responsables qui auront des droits de gestion sur cette délégation.
- Liez la délégation à un formulaire si nécessaire, pour collecter des informations personnalisées.
- Ajoutez, si souhaité, une description et des notes privées ou bien des accréditations.
La description apparaîtra dans l’espace dédié aux délégations, tandis que les notes privées seront visibles uniquement par les organisateurs.
Note : Pour définir et attribuer une accréditation à une délégation, veuillez consulter cet article
Rattacher une délégation à la communauté
Il est possible de rattacher une délégation à votre communauté afin de la rendre disponible pour d’autres événements.
Voici comment procéder :
- Allez dans Populations > Délégations.
- Sélectionnez les délégations concernées.C
- Cliquez sur les trois points situés à droite de la ligne.
- Choisissez l’option Copier dans ma communauté.
Cela permet de capitaliser sur les données existantes : si un prestataire ou un groupe revient pour un futur événement, vous pouvez le réintégrer en quelques clics.
Réutiliser une délégation pour un autre événement
Pour gagner du temps lorsqu’un prestataire revient lors d’un nouvel événement :
- Sélectionnez l’événement concerné.
- Créez une nouvelle délégation.
- Choisissez une délégation existante dans votre communauté.
Toutes les informations liées (nom, catégorie, responsables, etc.) seront automatiquement reprises, ce qui garantit cohérence et efficacité.