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Les plateformes d'invitation sont le nouveau moyen de distribuer les invitations de votre événement, en permettant à un tiers d'être autonome sur la distribution de ses invitations.
Chaque partenaire dispose d'un espace sécurisé dédié, lui permettant de générer puis envoyer les invitations d'un ou plusieurs événements à ses invités.
Pour la préparation de la plateforme, se référer à l'article Préparer ma plateforme d'invitations disponible ici
1. Création et gestion d'un espace partenaire
Éléments de personnalisations :
- Couleur de l’interface partenaire
- Possibilité de rendre les invitations non nominatives
Vous avez la possibilité d'archiver un espace partenaire. Vous pourrez retrouver les espaces partenaire archivés et les restaurer.
2. Création d'un lot d'invitations
Le menu "Lots de billets" vous permet de créer et gérer les lots de billets de votre partenaire.
2.1 Placement libre
- Donnez un nom à votre lot de billets
- Sélectionnez le ou les événements concernés
- Sélectionnez le tarif concerné
- Sélectionnez la quantité d'invitations
- Créez le lot de billets
2.2 Placement numéroté
- Donnez un nom à votre lot de billets
- Sélectionnez le ou les événements concernés
- Sélectionnez le tarif concerné
- Sélectionnez les places en placement automatique ou en placement manuel
- Créez le lot de billets
3. Création d'accès utilisateurs
La page Utilisateurs vous permet de créer des accès à un ou plusieurs utilisateurs à l'espace de partenaire.
Deux rôles sont disponibles :
- Admin (accès à toutes les fonctionnalités)
- Read Only (accès en lecture seule)
Après enregistrement de l'utilisateur, celui-ci recevra un lien sécurisé unique par e-mail.
Vous avez la possibilité de copier le lien d'accès, le re-générer en cas de changement de contact ou lorsque le lien a été communiqué par erreur, de renvoyer le lien d'accès au partenaire ou encore de supprimer l'utilisateur.
4. Envoi d'invitations
- Remplissez les informations demandées pour chaque invité
- Choisir l’événement concerné et le type de billet à envoyer à votre / vos invités
- Personnalisez le message de vos invitations et choisissez de leur envoyer par email
- Copier/Coller depuis votre feuille de calcul disponible
- Option “Ajouter des invités non nominatifs” pour générer des invitations non nominatives ou toutes au même nom
- Vous pouvez choisir de ne pas envoyer les invitations dans un premier temps et le faire plus tard
5. Administration et pilotage
En tant qu'organisateur, vous pouvez administrer et naviguer facilement entre les espaces de vos partenaires depuis la page d'accueil "Gestion des partenaires".
Vous pouvez accéder aux mêmes fonctionnalités depuis la vue organisateur de l'espace partenaire :
- Envoi d'invitations
- Gestion des invitations (téléchargement, envoi, modification)
- Statut d'envoi des e-mails : Aucun, Envoyé, Reçu, Ouvert, Cliqué, Ouvert & cliqué, Echec
6. Indicateurs de suivi
Des indicateurs présentent un suivi global de vos envois : nombre total d’invitations transmises, nombre d'invitations restantes à distribuer par événement, etc. Dès qu’une action est réalisée dans la plateforme, les indicateurs de suivi se mettent à jour automatiquement.
7. Documentation à disposition
Vous pouvez mettre à disposition de vos utilisateurs la documentation disponible via ce lien : https://sites.weezevent.com/contents/product/plateforme-partenaire-tutoriel.pdf