Importa las entradas de distribuidores

¿Utilizas las redes de distribuidores como Ticketmaster u otros? Bien hecho: las redes de distribución, elegidas de forma coherente con tu público objetivo, pueden ser un buen complemento de venta para tu evento. ¿Se acerca el momento de realizar el control de acceso a tu evento? Es hora de importar las entradas que se han vendido a través de los distribuidores a tu área privada Weezevent. Te explicamos a continuación el proceso paso a paso.

1. Cerrar las ventas

Planifica el cierre de ventas en todas y cada una de las redes en las que estés vendiendo para que no quede ninguna entrada olvidada. ¡Cuidado! Este proceso puede ser largo, y en algunos casos, estar operativo solamente los días laborables. Precisamente por eso, te aconsejamos que programes el cierre de ventas con varias semanas de antelación a la fecha del evento.

2. Descargar los archivos de cada distribuidor

El proceso es diferente, y por lo tanto, específico para cada red de distribución. En este enlace tienes información general sobre este proceso.

Aviso: Para descargar los archivos, tendrás que acceder a las diferentes plataformas de gestión de ventas de tus distribuidores; por eso, del mismo modo que para el cierre de ventas, te aconsejamos empezar esta gestión con tus distribuidores con cierta antelación, para poder recuperar a tiempo tus datos de conexión si fuera necesario

3. Cargar los archivos en tu área privada Weezevent

Conéctate a tu área privada Weezevent y accede a la sección Herramientas (arriba a la derecha de tu página) > Distribuidores > Importación manual.

Selecciona el evento creado en Weezevent al que quieras importar los asistentes en cuestión.

Selecciona el tipo de código y arrastra al área de importación los archivos que has descargado de las webs de tus distribuidores (o bien, utiliza la función busca en tu ordenador para seleccionarlos). Los archivos empiezan a cargarse automáticamente.

Si importas un archivo de tipo genérico, tendrás que escoger un canal de distribución o bien crear uno en el momento.

Si importas un archivo de tipo genérico y el modo sesiones está activado para el evento en cuestión, tendrás que escoger la sesión a la que quieres importar los asistentes.

4. Configurar las tarifas importadas (opcional)

Si así lo deseas, puedes configurar las nuevas tarifas que se habrán identificado al cargar los archivos de tus distribuidores. Para hacerlo:

  1. Haz clic en Configura la(s) nueva(s) tarifa(s).
  2. Puedes utilizar la función Crear una tarifa para cada una de las nuevas tarifas identificadas. Podrás entonces establecer el nombre, el precio, la comisión y el lugar correspondientes a la nueva tarifa que se va a crear.
  3. De forma alternativa, puedes reutilizar una tarifa existente; basta con que la selecciones en el menú desplegable.

Aviso: Esta operación se aplica solamente a las tarifas que se hayan identificado como nuevas. Si los archivos que has cargado contienen tarifas que ya existían como tal para tu evento en la plataforma de Weezevent, no podrás modificar dichas tarifas antes de la importación. Todas las tarifas, tanto las nuevas como las anteriores, siguen pudiéndose modificar en el panel de control de cada evento, en el menú Configuración > Tarifas y opciones

5. Finalizar la importación

Una vez que la plataforma ha reconocido tus archivos como válidos, puedes importarlos haciendo clic en importar. Ten cuidado ya que esta acción no tiene marcha atrás, es irreversible.

Se te mostrará en una ventana el número de asistentes importados y, de entre ellos:

  • cuántos se han añadido como válidos
  • cuántos se han añadido como no válidos
  • cuántos se han actualizado

Los asistentes añadidos como válidos, son participantes que no constaban anteriormente en tu evento Weezevent, y cuya entrada el distribuidor considera válida.

Los asistentes añadidos como no válidos, son participantes que no constaban anteriormente en tu evento Weezevent pero cuya entrada ha sido voluntariamente eliminada por parte del distribuidor (tras una cancelación, un reembolso, la emisión de un duplicado, etc.).

Los asistentes actualizados, existían previamente en tu evento Weezevent. Es posible que se hayan modificado sus datos, que haya cambiado su tarifa, que su estado haya cambiado de válido a no válido o a la inversa.

Todos los asistentes importados quedarán agrupados en tu evento, bajo el apartado Gestionar asistentes del menú asistentes. Los asistentes no válidos quedarán clasificados bajo el filtro Estado de las entradas > Eliminadas.

6. Controlar los asistentes que has importado

Todos los asistentes importados se integran automáticamente al listado de control de acceso del evento o de la sesión correspondiente. Para poder utilizar los listados de control de acceso adecuadamente y sin riesgo, no olvides actualizar las tarifas de los distribuidores en tus listados de asistentes accediendo a la sección Herramientas > control de acceso.